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Kdan Mobile
撰文者/Kdan Mobile

2021-08-23 Views: 116

知名電商服務平台 Cyberbiz 導入點點簽,創收單紀錄只要 28 分鐘

在與客戶簽合約以及處理日常業務時,使用紙本簽署的繁瑣狀況,像是大量掃描、列印歸檔等有時難以避免。隨著公司規模成長,需要人工處理且重複性高的工作耗費時間越來越長,而在郵寄合約文件來回時間也會影響收單速度。

點點簽團隊此次訪談 Cyberbiz 順立智慧代表 Charlotte,更深入了解 點點簽DottedSign 是如何簡化業務團隊與客戶之間的簽署流程,幫助 Cyberbiz 將原本耗時 2 週的簽約流程縮短至 28 分鐘內線上收單。同時,Cyberbiz 在導入點點簽後也大幅節省員工在歸檔和調閱資料的時間,從原本人工處理需要花費 4 小時,現在只需要 15 分鐘。

寄送紙本合約耗費時間長,反覆確認簽約進度與歸檔管理難

Cyberbiz 致力提供品牌電商架站、智能 POS 系統以及智能倉儲服務,目前已協助超過 20,000 家不同產業的品牌進行數位轉型,並提供串聯虛實通路的解決方案。公司各部門不僅各司其職,常常有文件簽署的需求例如,業務團隊前線開發客戶,成交後合約簽署;行銷部門與外部單位或是廠商合作行銷專案時,也需要合約保障雙方權益;而法務部門則是條約擬定審核與風險的掌控。不論是對外還是對內,都有繁複的簽核流程與作業。

在準備合約及追蹤簽約進度時,Cyberbiz 經常遇到三個最大的挑戰,包含:

1.常常平台客戶希望能夠盡快開通帳號,爭取線上商機,因此需要更快速且方便的合約簽核流程。

2.傳統的紙本流程,合作雙方確認合約內文後,透過郵寄彼此用印,不僅文件往返時間冗長甚至有遺失風險,若簽署欄位填寫錯誤,都會使整個流程重新來過,推遲合作進度。

3.紙本歸檔非常的佔用空間,並且難以管理。

在這樣的契機下,Cyberbiz 決定導入電子簽名改善現有工作流程,加快客戶的簽約時間以及內部員工處理資料的時間,對外廠商簽約流程也能簡單化。

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建立線上簽署流程:制式合約範本化、加強文件安全防護

拖累一個專案運作的原因,通常不是源於繁瑣的事務,而是團隊因制式化的流程影響專案向前推進的速度。當 Cyberbiz 團隊開始使用點點簽電子簽名服務後,並未改變既有的簽約流程,唯一的差別僅在於將導入前的紙本流程轉為線上作業。對照過去紙本作業,需要處理影印、掃描、歸檔等各種耗時又繁瑣的步驟;現在只要透過點點簽,便可在幾分鐘就能輕鬆搞定,幫助各部門同仁將時間專注在自己的專業上,讓公司的業務蒸蒸日上。

而這轉型的一小步,在面對大量簽署時,證實是個省時省力的好方法。

Cyberbiz導入點點簽電子簽名服務前後的改變

圖:Cyberbiz導入點點簽電子簽名服務前後的改變

Cyberbiz 團隊在訪談時透露,針對制式的文件類型,例如報價單、倉儲合約等,可以透過點點簽製作能重複利用的文件範本,一次設定並儲存對方需要簽署的欄位,省去重複設定的步驟。與客戶進行簽約程序時,只需要選取「文件範本」輸入簽署者 Email 就可以直接發送到客戶信箱,客戶可直接從簽署畫面中清楚看到他需要完成簽署的欄位和提供的資料類型,大幅減少簽名缺漏、誤簽等紙本流程上的常見問題。

針對內部運作流程,Cyberbiz團隊也特別提及,公司與客戶簽約的流程往往涉及多個部門同仁,團隊需要集中管理每份客戶合約簽署的進展。點點簽提供的團隊功能有助於簡化內部追蹤合約的流程。擔任團隊管理者角色的同仁可以邀請與專案相關的同仁作為成員,也可按成員參與程度配置不同層級權限,為機密資料安全把關。管理者更可以從文件管理總覽中即時掌握每份合約的進展,待合約簽署完畢,公司與客戶方都會收到已完成的文件以及稽核軌跡做留存,比起紙本,簽署線上化更能明確追蹤工作進度,以及加強文件機密防護。

Client quote from Cyberbiz

 

讓 Cyberbiz 選擇導入點點簽的 3 大優勢:跨平台、直覺操作、在地服務

1. 手機、平板、電腦都能直接簽署

點點簽不論從網頁版或 App 行動端(iOS 與 Android) 都能寄送簽署邀請,也能即時查看最新狀態。當主管行程忙碌,實在很難帶著厚重的紙本在辦公室及客戶兩邊折返跑,碰上疫情嚴峻的期間,可能需要更多工作天才能完成;而在執行層面的員工也必須等待簽核通過後,才能繼續下一步。

點點簽的遠端簽署模式此時就能馬上派上用場!即便不在辦公室,只需要打開筆電、平板、手機收取邀請簽署信,就能立即進行線上簽署。完成後,雙方都會收到 Email 通知與簽署文件。如此一來,凡是遇到任何需要簽署的文件,不管對內或對外都可以從手邊的裝置完成簽署,享受無邊界的行動辦公室。

CrossDevice

點點簽DottedSign 在平板、電腦、手機都能使用(支援網頁版及行動端 App)

2. 介面直覺易操作

當發文者建立簽署文件時,可直覺地以拖曳的方式將簽署欄位快速移到合約上對應的簽署位置,例如簽名欄、名字、地址、日期等需要填寫的空格處,完成後就能一鍵送出。而對於簽署者來說,打開簽署文件即可在指定的欄位上簽名,以及在指定空格處填寫完資料後,就可以確認寄回。

Cyberbiz 團隊表示:「在試用點點簽時,我們拿同樣的文件,用點點簽以及他牌電子簽名服務分別發送給未曾接觸過線上簽名的對象,點點簽直覺又簡單的操作讓對方不需要太長的時間摸索就可以輕易上手。」

指定欄位給簽署人(左圖)、簽名畫面示意(右圖)

指定欄位給簽署人(左圖)、簽名畫面示意(右圖)

3. 最專業的在地團隊服務

用戶除了可以自行線上試用服務外,也可以洽詢點點簽的專業業務團隊,協助導入最符合個人或企業益處的電子簽名解決方案。

Cyberbiz 近幾年積極尋找線上簽署的解決方案,佈署更有效率的工作流程,經過市調以及與他牌服務實際接觸後,發現與大廠代理商來回溝通的成本極高,遇到客服問題亦無法即時回應。而與點點簽團隊合作過程中,點點簽的技術團隊總是能迅速回應使用問題,在實際操作後也確實幫助業務推展步伐加快,讓 Cyberbiz 更無後顧之憂。

點點簽台灣業務團隊合影(2020 Meet Taipei 參展)

點點簽台灣業務團隊合影(2020 Meet Taipei 參展)

簽署作業的數位化轉型,會為工作效率帶來多大的提升?

圖:電子簽署與紙本簽署效率比較表

圖:電子簽署與紙本簽署效率比較表

Cyberbiz 自從導入點點簽後能更有效率地的處理簽署作業,相較過去使用紙本簽署所花的人力時間竟然是線上化的好幾倍,省去繁冗的人工作業流程,讓同仁更能專注提供客戶更好的服務以及拓展新商機。

點點簽致力於建立安全、快速又合法的線上簽署流程,提供多種簽署模式,嚴謹把關資料安全,不論是個人工作室或有規模化的企業,面對簽名用印的流程,都能輕鬆掌握,讓簽署線上化,文件傳遞更安全,客戶和員工都安心!

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