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撰文者/COMMEET編輯群 | Phoebe

2022-01-10 Views: 2142

【企業零用金管理指南】如何有效管理避免代墊產生的勞資糾紛?(免費下載範本)

員工代墊也能產生勞資糾紛?!零用金雖然瑣碎款項又小,但管理原來不做不行!本篇文章將通盤的來介紹零用金管理,並提供 3 個有效管理的方向。最後,文章中也會提出免去管理零用金的最佳解——達到釋放零用金保管人的壓力,減輕財會人員在作業上負擔的成果。希望看完文章後,企業可以對於零用金及其管理有個全貌的了解。

 

企業初創時如忽略零用金管理的重要性,後期會導致財會問題

代墊款

Photo Source:Shutterstock

通常,企業在初創時期雖然零用金的筆數不多,但因為人力常需身兼多職,或是沒有意識到每筆金額都需確實紀錄,使得許多費用沒做到細緻的管理。如果這些管理及流程,在初期就建立起來,不但建置成本、機會成本都較低,到後期面對更複雜的會計帳款時,也可避免帳款對不起來等麻煩的問題。(延伸閱讀:費用管理指南 1|突破後疫情時代的經營僵局,重新定義管理流程

那麼零用金又是什麼呢?

 

零用金的定義

零用金管理

Photo Source:Shutterstock

公司一般為了控制現金支出,大額的支出的部分,會使用支票付款。但對於小額支出的部分,像是員工代墊款,企業會想將小而瑣碎的會計事項做一次性處理,達到簡化程序,提升效率的目的。舉例來說,如果一筆計程車費用就要開一張會計傳票,購買公司文具也要開一張,財會人員一定會負荷不了。而零用金的設置,不僅簡化了流程,也可讓員工墊款的壓力降低,不須等到公司每月定期付款的日期才拿到錢。

在作業流程方面,員工申請零用金時,零用金保管人不需作認列費用的分錄,只要將零用金登記簿(非正式帳簿,是備忘記錄簿)作備忘記錄,待員工取得合法憑證及請完款後,或是零用金額度少於某一定額時,保管人才檢附單據向財會報銷費用、要求撥補,此時會計才將費用認列。

然而,零用金的管理十分瑣碎,而且還需設立一個專責的保管人來看管、發放,保管人心臟肯定要夠大顆,不然現金不見他實在責無旁貸呀,說不定還要自己賠償公司損失。

因此,除了定義之外,本篇文章將通盤的來介紹零用金,我們將零用金管理辦法做了重點彙整,以及提供零用金更有效管理的 3 個方向。最後,文章中也會提出免去零用金管理的最佳解——達到釋放零用金保管人的壓力,減輕財會人員在作業上負擔的成果。希望企業看完文章後,可以對於零用金及其管理有個全貌的了解。

 

零用金管理辦法大解析|辦法涵蓋什麼?(免費下載:零用金管理辦法範本)

零用金管理辦法

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我們將看過 5 份以上『零用金管理辦法』的內容進行彙整,並將辦法中所涵蓋的 6 個大項一一做導覽,如此一來企業可以快速理解其中的重點,還可以透過下載我們提供的【零用金管理辦法範本】,讓企業省下從零到一編寫的時間,最終快速制定出屬於自己企業文化的管理辦法。

完整的管理辦法,會涵蓋以下幾項重點:

1. 零用金適用範圍
定義出可以使用零用金付款的金額範圍,一般企業多設在 $ 5,000 元以內,或是在更細部的定義適用的款項,例如:短程車資、員工聚餐費用、辦公室用品等。

2. 零用金作業流程

  • 零用金請領流程
  1. 員工先行代墊流程
    零用金支付項目且額度內之支出,員工先行代墊費用後進行零用金申請,經核准後由零用金帳戶進行付款。
  2. 零用金直接支付流程
    零用金支付項目且額度內之支出費用,由零用金直接支付,零用金管理人員支付後進行申請核銷,核銷後將金額撥補至零用金帳戶,使其零用金帳戶保持固定金額。
  3. 預借零用金流程
    員工提出預支零用金申請,經核准後得以先行請領,但會規定須於幾日內檢據報銷。
  • 撥補零用金流程:
    零用金少於帳戶某一金額時,零用金保管人須彙整零用金憑證並申請零用金撥補至定額。

3. 定義權責部門
指定各部門及人員在零用金管理流程上的的責任,包含:零用金管理部門、零用金管理人,財務部門、各單位主管、各單位人員。

4. 請領零用金申請辦法
說明請領人須在某特定日期前請領,檢附合法原始憑証、示範合法憑證樣式。

5. 零用金撥款辦法
企業通常會於固定日期撥款給請款人。

6. 零用金撥補辦法
零用金保管人員於零用金支用至相當數額時,檢附相關原始憑証並編製傳票,審核人員會將檢附的原始憑證所加蓋【付訖】章。

 

零用金怎麼管理比較好,是否有建議的工具或方式?

零用金管理

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1. 建立零用金管理制度
由於零用金設置是為了企業能迅速作業且簡化會計流程所設計的,即使是每日處理不多帳款的小企業,此制度能避免因混亂而累積的財會問題、代墊產生的勞資問題。因此會計師建議,企業無論是初創或是成立已久,都要訂立書面管理規則來建立制度,不只可以避免重複付款,省下耗費人力補救的時間,也使請領員工可以順利的拿到自己的代墊款。

2. 提供合法收據憑證示意圖給員工,以避免因不合規產生的勞資糾紛
員工申請零用金時應檢附合格的原始憑證(發票或收據),並檢附經相關權責單位之簽核文件以利後續會計作業。然而,大部分企業還是會遇到員工提供憑證不合規的問題,目前台灣的合格收據包含:二聯式發票、三聯式發票、收銀機發票、電子發票、乘車證明等,且因為要讓公司報帳,原始憑證上也須打上統編。企業應展示合法憑證給員工,以免因憑證不合規而讓員工虧錢,不然是有可能造成某種程度的薪資給付不完全,企業可是會惹上勞資糾紛,或是被主管機關裁罰的!

3. 務必每日做好記帳管理
有了管理辦法之後,最重要的是做好每日的記帳管理,因此公司可以透過『零用金收支表』來理帳,每當一有零用金請領時都需確實的記錄下來,並請申請人簽名。之後每隔固定時間,核算一次手上現金與零用金收支表的餘額是否相符即可。

 

如何真正免去零用金管理的負擔?使用數位工具和【企業虛擬信用卡】

零用金管理

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如果企業覺得設立零用金制度太麻煩、找專人來管理零用金有遺失的風險,那麼使用【企業虛擬信用卡】和數位工具,可以輕鬆幫你解決這些問題!下面就來細數這樣做的4個好處:

1. 員工免代墊,不怕勞資糾紛
無論是買辦公室文具,或是買高鐵票,都可以刷企業虛擬信用卡!使用企業信用卡讓拖欠員工代墊款變成不可能,因此才能真的向勞資糾紛說掰掰。另一方面,零用金管理者不需再保管現金,更不用為了核對現金與零用金帳簿金額是否吻合,花一整個下午在為帳簿糾錯。

2. 可先設定企業卡付款條件,讓筆筆消費都可控
當員工對於政策不熟悉時,一旦不小心報帳超過公司零用金金額上限,虛擬卡也可以透過預先設置消費業種、時間、金額,將不合規的費用款項排除,讓以往需要靠人工交叉比對帳簿和餘款的工作,交由數位工具來防呆。

零用金管理辦法

透過設定零用金政策,一旦超支了系統可以自動示警,有效避免人為的疏失,從源頭做好管理。

 

3. 數據自動串接,簡化費用報帳流程
由於虛擬信用卡可與數位工具系統串接,讓每筆刷卡消費資訊可以被即時、有效的轉換成企業的報帳單,不但省掉許多填寫重複資料的程序,也提升員工提早報帳的意願,讓企業對現金流更有掌握度。

零用金管理辦法

企業使用 COMMEET 系統的虛擬信用卡消費後,費用資料可自動產生報銷單,不用重複填寫資訊讓報帳流程更簡單快速(延伸閱讀:費用管理指南 2|以虛擬信用卡擴大支付場景,強化企業金流管理)。

 

4. 整合破碎零用金資料,作為預算編列、優化基礎
不只免去人工一筆一筆紀錄零用金的麻煩,透過虛擬信用卡和數位工具的管理,這些資料可以作為後續編列、優化預算的應用,數位工具可以產出清晰、可視化的圖表,讓企業進行年度預算規劃時,可以更加精準、容易。

預算管理

彙整了每筆費用資料,系統自動生成視覺化報表,讓管理者一目瞭然預估花費 vs 實際花費,可以對未來預算做出有效優化。

 

結語

數位工具

Photo Source:Shutterstock

企業初創時,創辦人中即便沒有財會背景,也沒有聘請專職的財會人員,千萬不能為了忙公司產品上線、拼業務發展,而忽略了每日要好好紀錄帳款的重要性,即使是佔比小的花費 —— 零用金也是如此。企業如果什麼請款制度都尚未建立的話,不妨就從實施零用金管理辦法開始,這時可以透過下載我們提供的【範本】以及合格憑證示意圖,讓公司減少制定的時間,並避開未來可能發生的財務帳款漏洞。

另一方面,即便是創立已久的企業,或是數位原生世代的新創,都可以透過使用企業虛擬信用卡與數位管理工具,將原本耗時的管理交給工具來解決。一方面可以讓員工免代墊避開勞資糾紛,一方面可以簡化報帳流程,讓報帳更加即時,企業對於現金流的掌握度也越高。最重要的是,透過整合這些零碎的費用資料,企業可以做好未來的預算規劃,增加企業運營的競爭力!

  • COMMEET 很榮幸能成為台灣第一家結合虛擬信用卡的企業費用管理解決方案,如您對產品有興趣或任何問題,歡迎線上預約諮詢,我們將派專人為您解說。


下載專區:零用金管理辦法、合法收據憑證示意圖

 

文/Phoebe Wang|COMMEET編輯群

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