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撰文者/COMMEET編輯群|Chris Tsai

2022-03-15 Views: 2008

Excel 公式、功能基礎教學#2|三分鐘學會製作專案管理甘特圖(免費下載範本)

 

你也有過專案管理的經驗嗎?其實並非所有的企業都有建立標準化的專案管理流程,若事業體逐漸龐大,團隊的協作性將雜亂無章,而今天教大家製作的 Excel 專案管理甘特圖,不必下載外掛程式,就能輕鬆管理夥伴們的工作進度,有效提升生產力!(本文提供專案管理甘特圖範本免費下載

 

 

甘特圖是什麼?
 

專案管理甘特圖
(Photo Source:Shutterstock)

 

甘特圖(Gantt Chart)又可稱為條狀圖,是由亨利.甘特(Henry Gantt)在 1910 年開發的,常用於協助專案的時程控管,一般以橫軸作為時間,縱軸表示活動或工作項目,中間的條狀矩形則代表計畫的開始與結束。

藉由甘特圖的輔助,專案總負責人可以清楚知道所有任務的優先順序與進度,並能提前判斷任務有無提前或延後的可能性,使每項任務得以最有效率的方式進行,並降低專案執行的變動性。

 

甘特圖的四大元素
 

專案管理甘特圖
(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

 

網路上其實有許多種類的專案管理甘特圖,在填寫的邏輯雖然有些許的不同,不過通常可以分成四個區塊分別理解和閱讀,而這次教大家製作的版本,是利用 Excel 內建的好用功能編製而成,表格顏色與欄位都能客製化喔!

 

① 專案控制項

完整的專案管理,必須有明確的專案名稱,以及專案的起始日,控制項的起始日表示啟動此專案的第一天,而這次提供的範本,起始日可以自由設定,格式須為 YYYY/MM/DD。

控制項裡,專案負責人須填寫總管理者的姓名,也就是掌握所有任務進度的負責人,此儲存格也可以自由設定。

 

② 任務細節

專案由許多細部任務所構成,而每一項任務可依照輕重緩急有不同的階層之分,總負責人盤點所有任務後,可將詳細的工作項目填入表中,並可自由更動任務負責人、任務起始日(格式:YYYY/MM/DD)與實際天數(格式:數值),結束日與工作天的欄位已設定公式,無須手動更新!否則甘特圖會無法正常顯示。

此區塊還有一個很重要的關鍵:「完成度」,範本中的甘特圖是依照完成度進行顏色的劃分,淺灰色表示已完成,淺綠色則表示該任務仍在進行中,也就是說,假如某工作項目的完成度為 100%,代表該任務已完成,甘特圖會顯示淺灰色的條狀矩形,若完成度只有 50%,甘特圖則會顯示一半淺灰、一半淺綠喔!

 

③ 專案時程

上文有提到,甘特圖決定性的元素是時間軸,一般會將專案起始日的當週,設定為第一週,並往右以此類推,範本中提供 10 週的欄位給大家使用,專案規模較大的使用者,在下載範本後,可依循著待會教的公式,自行往右新增欄位。

 

④ 甘特圖

第 ④ 區塊的圖形會對應著任務細節所設定的時間,且任務的時程長度會決定條狀矩形顯示的寬度;紅色線框的部分,為當天的日期線(自動更新),方便所有任務負責人追蹤各工作項目的進度。

了解專案管理甘特圖該有的元素後,讓我們一起利用以下的 Excel 功能與公式,製作簡單又方便的甘特圖吧!

 

Excel 功能|通用格式
 

專案管理甘特圖
(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

 

Excel 內建的日期通常是年月日的格式,不過為了讓甘特圖的橫軸日期精簡成純天期,大家可以依照「常用 > 通用格式」的途徑設定儲存格格式,叫出視窗後,左方欄位的類別選擇「自訂」,右邊的「類型」欄位輸入「 d 」,並按下確定。這時 M6 儲存格會從原來的 2021/11/29,變成 29,美化時程表就是這麼簡單!

 

Excel 公式|WEEKDAY、CHOOSE 函數
 

專案管理甘特圖
(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

 

為了讓甘特圖的橫軸時間能因為專案起始日的變動而自動更新,我們可以利用 WEEKDAY 函數(日期序列值,回傳值類型),並搭配 CHOOSE 函數(引數值,回傳值1,回傳值2,⋯⋯)進行自動選日。

 

函數提示|WEEKDAY 函數的回傳值類型輸入 1 或省略,系統會回傳數字 1(星期日)到 7(星期六)

 

根據上方圖例,假設我想讓 M7 這個儲存格的值,顯示 M6 儲存格中的日期是星期幾,這時候可將 CHOOSE 函數的引數值輸入「 WEEKDAY(M6,1) 」,回傳值依序填入「"日","一","二","三","四","五","六"」,表示希望 Excel 回傳中文字的星期,若想顯示英文也是依照此邏輯填寫即可。

 

Excel 公式|IF、OR、NETWORKDAYS 函數
 

專案管理甘特圖
(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

 

這次提供的範本,「起始日」與「實際天數」為可變動的欄位,而 K 欄的「工作天」已設定公式了喔,所以相關儲存格會根據這兩個變數自動改變數值,欲達到這樣的效果,大家只需要代入以下三種函數:
 

  • IF 函數(陳述式,True,False)
  • OR 函數(True,True)
  • NETWORKDAYS 函數(開始日期,結束日期,彈性假日)

 

假設想讓 K9 儲存格計算 12 月 1 日到 12 月 14 日的工作天數,這時我們可以將 IF 函數的陳述式代入常用的邏輯函數:OR,陳述式為 H9=0 或 I9=0,如果陳述式的結果為 True,Excel 回傳值為「 "-" 」,若結果為 False,回傳值為 12 月 1 日到 12 月 14 日的淨天數,「 NETWORKDAYS(H9,I9) 」為其公式表達。

 

Excel 功能|資料驗證
 

專案管理甘特圖
(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

 

一項專案的成功,通常由許多夥伴們共同成就,這次提供的範本,有貼心設計任務負責人的下拉選單,大家在使用上就不必一直重複輸入人員姓名,而這項功能可以依照「資料 > 資料驗證」的途徑叫出資料驗證視窗,便可快速完成下拉選單。

在「專案小組名單」的工作表中,有預先設計任務負責人的欄位,大家可以在 A 欄直接新增負責人姓名,接著回到甘特圖工作表,並依功能途徑叫出資料驗證視窗,在允許的下拉式選單中選擇「清單」,來源則框選專案小組名單的 A 欄位中,有負責人姓名的表格範圍,按下確定就大功告成啦!

 

Excel 功能|條件式格式設定
 

• 資料橫條

專案管理甘特圖
(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

 

至於完成度欄位的進度條該利用什麼功能製作呢?有別於 Google 試算表的樣式限制,在 Excel 可利用條件式格式設定輕鬆完成!假設我想讓進度條色塊跟著完成度的百分比自動變化,這時候可以依「常用 > 條件式格式設定 > 資料橫條 > 其他規則」的途徑,叫出格式化規則視窗,點開最大與最小的類型選單,並選擇「數值」,在值的欄位分別輸入 0 和 1,進度條的顏色與樣式可在「填滿」自由設定。

有一點要特別注意,類型選單中,「百分比」的概念,與專案完成度的概念不同,記得不要選到百分比喔,否則甘特圖無法正常顯示,這樣就功虧一簣了!

 

• 新增規則

專案管理甘特圖
(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

 

由於區塊 ④ 的甘特圖牽涉許多邏輯,因此,這篇教學文只會教大家條狀色塊的呈現,如果想要了解更多,可直接下載範本看使用了什麼公式喔!

「條件式格式設定」中,還有一個非常好用的功能:新增規則,覺得 Excel 儲存格色彩變化不夠多元的朋友,也能利用「新增規則」將表格進行客製化設定。

假設我希望條狀矩形可根據任務時間做改變,這時我們可以依照「常用 > 條件式格式設定 > 新增規則」的途徑,叫出新增格式化規則視窗,並在樣式的選單中選擇「古典」,接著在下方點選「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」,就可以代入相關邏輯公式,儲存格樣式則可以在設定格式方式的選單中自由設定。

 

Excel 功能|定義名稱
 

專案管理甘特圖
(Photo Source:COMMEET 編輯群 Chris)

 

在製作任何表單的過程中,如果遇到 Excel 本身沒有定義的名稱該怎麼辦呢?在這次的甘特圖製作也有遇到類似情況,這時候我們可以依「公式 > 定義名稱」的功能途徑,叫出定義名稱的視窗,Excel 無法定義的名稱,便能在這邊自由命名與設定儲存格範圍囉!
 

 


 

每個專案的成功其實端看團隊的協作效率,藉由合適的專案管理工具,能讓你的團隊輕鬆掌握全部工作項目的時程與細節,並有效協調跨部門的工作眉角!小提醒:範本中許多儲存格都有代入公式,對於任務的時程管理,使用者只須更動專案起始日、任務起始日與實際天數三項關鍵變數,其他欄位無需手動更新。接下來趕快下載範本,讓專案管理效率提升!(延伸閱讀:Excel 公式、功能基礎教學#1|教你製作簡單記帳表

 

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群

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