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撰文者/COMMEET編輯群 | Phoebe

2022-03-15 Views: 698

【OKR 企業實作指南】如何用 OKR 帶出團隊執行力?管理後疫情新工作趨勢?

 

上一篇(延伸閱讀:如何用 OKR 實現企業管理?)我們介紹了 OKR 的基本概念,包括:OKR 是什麼、有什麼優點、與 KPI 的差別,以及過去我們如何透過 OKR 完成品牌轉型的實例。這一篇我們將聚焦於執行時所遇到的問題,與實際的執行步驟,盼能讓企業在評估是否將 OKR 納入組織目標管理工具時,有一個好的參考。

 

 

企業執行 OKR 前常見的問題
 

OKR 管理
(Photo Source:Shutterstock)

 

每個企業都有創建一套屬於自己的管理方法,這套方法可能在過去行之有年,也帶領了公司一次又一次的成長。然而,隨著外在環境的變化,像是 2020 年爆發的疫情,或是面對越來越多變的商業環境,迫使許多企業開始意識到要進行變革,於是開始轉向當前流行的 OKR 目標與關鍵結果,也使得企業開始思考,究竟 OKR 與原本的管理方法有什麼不一樣?

經歷了環境的變動,此時採用 OKR 更接近是採用一種生存工具,讓企業在暗昧不明的隧道中,透過不斷試錯開出一條新路,因此更需迫切的盡快開始執行。但是企業往往在研究 OKR 的期間,儘管看了最多人推崇的書《OKR:做最重要的事》,仍對如何實際運作有著模糊的概念,究竟要怎麼寫 O (Objective)?該如何設定 KR (Key Result)?

這樣的階段,我們也經歷過,因此本文將利用我們企業摸索出來的簡單的工具,將 OKR 拆解成更容易執行的步驟,讓其他企業更有效的利用此一目標管理法,將目標化為實際的執行力。

首先,我們從聚焦最重要的目標談起。

 

如何聚焦,為 OKR 設定出最關鍵的目標?
 

okr Obejective
(Photo Source:Shutterstock)

 

由於 OKR 最核心的思維是聚焦在做最重要的事,因此企業需要做出選擇。它的前提假設是企業的資源有限,無法實現所有的目標和要求,所以才要透過抉擇,來實現資源的最大化利用。這不僅會發生在新創企業中,即使是運營成熟、擁有豐富資源的企業,也可能會面臨新市場、新業務,以及需滿足股東、客戶、員工等相關利益者的不同期待,而要列出優先級。

為了確保目標的實現,OKR 的聚焦就體現在 —— O ( 什麼是最優先的? ) + KR ( 對於目標,什麼是最關鍵的? )。其中 O 就是在企業一系列待辦事項中,回答什麼是最優先的。企業可以從使命、願景、角色方向來挑出。

挑出優先的目標之後,把它優化成一個好的目標,根據 《OKRs 執行力》一書中建議,有以下幾個原則:
 

  1. 目標為一般定性描述,用文字而非數字
    如果使用量化數字作為目標,一來很容易限制了員工在工作上的可能性。二來是會為關鍵結果帶來思考上的限制,舉例來說,『提高業績收入』就比『提高業績收入30%』來得好。
  2. 明確行動方向
    目標撰寫可以由動詞開始(可見下方範例),並且避免『協助、參與』等責任不明確的動詞。
  3. 責任範圍可控制
    對執行者而言,對目標達成的信心最好要達到 70% 的程度,如果目標太大超越能力範圍,也會帶來反效果。
  4. 可以在時間內完成
    OKR 通常是設定一個季度的目標,如果目標需跨季度才能完成,也須註明。不然企業無法享受到 OKR 帶來的執行力成果。
  5. 目標要能鼓舞人心
    讓員工在執行時覺得富有挑戰性、帶有不舒服的興奮感,可以帶出 OKR 在管理上的優勢。
  6. 要精簡
    目標要像一個口號,容易理解記憶,通常不超過 20 個字。 “ O 快速筆記: 目標設定公式 = (副詞)+動詞+(形容詞)+名詞

 

一般建議制定目標的比例可以是 60% 來自上層(通常是承諾型的 OKR),40% 來自員工自身的期望(常是挑戰型的 OKR) 。當這兩種制定方式並用時,可以讓團隊快速規劃合作,同時激發員工工作熱情和潛能,投入公司成長。

講解完目標的制定後,一般 1 個目標會搭配 3 ~ 5 個 Key Results,而以下將詳述設定作法。

 

如何為 O(目標)設計出可行的 KR(關鍵結果)?
 

Key Result
(Photo Source:Shutterstock)

 

目標和關鍵結果之間,需具有嚴謹的邏輯關係。在《OKR:做最重要的事》一書中 John Doerr 提到 OKR 的公式:
 

“ KR 快速筆記:藉由計算 某個關鍵指標(KR) → 我可以達成 某個目標(O)
 

在制定關鍵結果時,除了大架構上嚴嚴的跟著目標之外,也可以按照 1) 策略、2) 品質維度、3) 時間維度來進行思考。在策略面可以依照一般的商業邏輯來思考,而品質維度可以是工作成果的交付數量等可衡量的指標,時間維度則是設定具有任務完成時間的關鍵結果。

 

要制定好的關鍵結果,可以使用 SMART 原則來檢視:

・S  (Specific) 目標明確
關鍵指標需明確,也要確認能否提供行動指引?舉例:[X] 業績增長;[O] Q2前,增加 500 個新客戶。

・M  (Measurable) 可衡量
關鍵指標要以數字為導向,需確認是否可以做到定期追蹤、評分。

・A (Attainable) 可實現
除了兼顧可實現之外,KR 也要具挑戰性,建議制定 70% 可達成的信心指數,及確保有實現的策略和方法。

・R (Relevant) 具相關性
KR 的指定負責人對結果的達成,是否具影響力?

・T (Time-based) 有明確的截止期限

 

用檢查清單,確認 OKR 可行性

完成制定後,用下面的列點做檢查 ,確保目標與關鍵結果把企業帶往對的方向。
☑︎ 1. OKR 對組織有價值,是重要的
☑︎ 2. OKR 的邏輯很清晰
☑︎ 3. 完成所有的 KR,就能實現O
☑︎ 4. OKR 具有挑戰性,需要付出很大努力
☑︎ 5. OKR 有完成的可能性
☑︎ 6. 具備完成 KR 的資源
☑︎ 7. OKR 有制度的負責人
☑︎ 8. 目標以動詞開始
☑︎ 9. 目標責任明確
☑︎10. 目標達成日可以做到
☑︎11. 目標是非量化的
☑︎12. 目標是可以鼓舞人心的
☑︎13. 目標精簡,無歧義
☑︎14. 關鍵結果的效果可以度量
☑︎15. 可以進行期中檢查
☑︎16. 關鍵結果精簡,無歧義
☑︎17. 公司上級目標全部得到承接、分解
☑︎18. 團隊之間或個人之間重要合作可以具體呈現

 

免費下載:OKR 追蹤範本

 

運用 CFR 持續追蹤 OKR (免費下載:OKR 追蹤表)
 

CFR 追蹤
(Photo Source:Shutterstock)

 

由於 OKR 是一個動態的目標設定系統,因此需要持續性的管理。《OKR:做最重要的事》的作者 John Doerr 認為 OKR 和 CFR 是兩個相輔相成的管理工具,CFR 是 OKR 的刺激物,它能激發出 OKR,並且帶領 OKR 邁向正軌。那麼 CFR 又是什麼?以及最重要的是,該如何執行?

CFR 代表了對話(Conversation),反饋( Feedback),認可(Recognition),是持續性績效管理的實現工具。下面就 3 個方法:對話(Conversation),反饋( Feedback),認可(Recognition)提出可行的操作方式。

 

對話(Conversation)

回顧傳統的管理方法,可以看見要提高員工績效、促進員工自我提升的更好方式,不是來自於權威、獎懲,而是來自於『對話』。透過定期一對一的目標溝通與反思,可以確保員工的工作走在正確的方向,同時讓員工理解目標的意義與價值,也理解管理者的期望與評價。實踐途中如果遇到問題時,更能及時解決障礙及挑戰。而透過對話讓雙方的共識提升後,員工就更有可能實現所制定的目標。(免費下載:OKR 追蹤範本

因此從以上的對話形式可以看出,管理者的角色其實演變成更像是一位『教練』,透過實踐過程中的不斷溝通,帶領員工一起邁向目標。利用教練常用的『GROW 模型』,管理者可以帶領出對於目標充滿熱情的員工,進一步達成雙贏。

 

Grow 模型對話步驟:
第一步:透過一連串啟發式的問題,幫助員工找到自己真正期望的目標
第二步:圍繞著現有目標,幫助員工拓展思路,讓員工超越現有框架看見更多可能性
第三步:在看見更多可能性之後,探索到更多的解決方法,並從中找到最佳解
第四步:管理者總結方法,並激發員工行動,直到目標達成。

 

回饋( Feedback)

根據全球績效管理諮詢公司 Gallup 調查,有得到回饋的員工與沒有得到回饋員工相比,敬業度差了20倍。過去的績效管理中,一年只有ㄧ到兩次的回饋,而且回饋產生的當下往往是績效考核的時候,緊繃的氣氛以及滯後的時間,可能讓回饋無法發會更好的作用。更有效的回饋方式,需要持續性的,在事情發生當下具體的表達出來,並與員工保持反饋結果的對焦。(免費下載:OKR 追蹤範本

 

認可(Recognition)

認可是對員工在工作中達到特定目標或行為時,得到組織的肯定與讚賞。有別於以往的績效獎金制度,最近許多公司已經開始引入新的認可計畫,以激發員工工作的內在動機。畢竟欣賞和認可是人類基本的價值感需求,在工作上如果因為工作出色而受到讚賞,會讓員工覺得自己的工作是有價值的,並帶來個人的成就感,進而投入更高的生產力。Willis Towers Watson 諮詢公司研究發現,與那些不被認可的員工相比,獲得強烈認可的員工更有可能積極創新,他們每個月產生的創意,是不被認可員工的 2 倍。

管理者在認可員工的形式可以很多元,可以依照員工的個性需求,無論是口頭表揚、公告欄貼卡片,或是物質獎勵等,過程中可以把握及時認可、認可內容具體真實、針對團隊全部成員等原則,讓認可、讚賞的文化在團隊中成形,有助於團隊整體共同的成長。

 

用 OKR 管理疫情後新工作趨勢,帶出工作價值感
 

okr 帶出工作價值感
(Photo Source:Shutterstock)

 

在疫情後,我們看見美國大量員工因為抗拒回到辦公室,興起一股大辭職潮(the Great Resignation)。雖然台灣社會沒有形成此一風氣,但是大家共同歷經了 2020 年 3 個月居家辦公的時期,都讓我們對於工作和生活有了反思。

於是,在我們周遭有越來越多台灣的企業為了留住業界好的人才,在疫情降溫後採用混合工作的模式,讓員工可自主選擇要居家辦公或是進辦公室,像這樣給予員工更多彈性、賦權給員工的工作設計,只是『以人為本的工作設計』中的其中一個環節。

『以人為本的工作設計』也可以體現在 —— 工作目標的制定上,讓員工由下而上的制定出自己的工作目標與關鍵指標(OKR),不但可以讓企業的目標更接近第一線需求,員工也能為自身工作帶來更多意義與自我實現感,進一步帶來團隊的成功。

 

結語:打造一個 OKR 友善的文化
 

OKR 友善的文化
(Photo Source:Shutterstock)

 

OKR 的文化是當責的文化,是強調透明、溝通與反饋的文化。即便企業暫時還未完全塑造出這樣的內部習性,為了能在快速變化的市場找到新機會、留住業界人才,那麼導入 OKR 之後再逐一調整也未嘗不可。透過以上所提到的方法與原則,相信企業能夠有一個更清晰的作法方向,導入 OKR 後也別忘了定期追蹤與上下反饋,讓企業能夠利用執行後不斷調整,更貼近市場與客戶的需要,打造出健康的企業文化,迎接下一個成長!

 

【OKR 追蹤表】範本,點此下載

 

參考資料:〖企管書籍〗OKRs 執行力

文/Phoebe Wang|COMMEET編輯群

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