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撰文者/COMMEET編輯群|Chris Tsai

2022-11-14 Views: 51

KPI 關鍵績效指摽是什麼?與 OKR 的差異為何?該如何推動績效管理制度?(免費下載範本)

你所任職的企業也有規劃一系列的量化指標,作為員工的年度或季度績效評分依據嗎?建立完善、客觀的績效管理制度,除了能在一定期間內,對員工進行階段性的評價,也可以協助管理者清楚地掌握公司的人力資源配置,並衡量企業的總效能,而今天要介紹的關鍵績效指標(KPI),經常被許多企業視為重要的績效管理工具,此外,本文亦提供免費範本下載,歡迎讀者們點擊連結索取喔!

 

 

KPI 關鍵績效指標是什麼?
 

KPI(Photo Source:Shutterstock

 

關鍵績效指標(KPI,Key Performance Indicators),也常被稱作主要績效指標,現今許多企業團體或組織,都會將 KPI 作為衡量目標成果的度量標準,並搭配目標管理(MBO,Management by Objective)策略雙軌執行。

一般而言,關鍵績效指標可以在多種層面做使用,全視組織如何追蹤所設之目標,多數會運用在評核部門或個人特定期間內的績效,並從較廣泛的戰略目標向下延伸;而合宜的 KPI 設置,能夠幫助員工、團隊掌握工作成果,進而優化或調整後續的策略與規劃。

根據 104 人力銀行 2022 年的《人資 F.B.I.》指出,針對績效管理,2021 年企業最常使用的指標仍以關鍵績效指標為主,報告內容也有按照各產業別深入調查,其中以電子資訊業、傳統製造業與知識密集服務業傾向使用 KPI 作為績效評判標準。

此外,延續績效管理的使用率調查結果,在 2022 年,KPI 使用意願為 23.8%,較去年 17.2% 的使用率,攀升了 6.6%,從中我們也可以發現,許多公司漸漸開始重視績效管理,期望讓團隊成員了解自己該如何為企業的階段性目標帶來貢獻。

SMART 原則
 

KPI(Photo Source:Shutterstock

 

選用 KPI 作為衡量標準時,可以參照 SMART 原則,讓管理者佈達的指令能夠被量化且更加清晰:

S(Specific)具體:描述是誰在何時必須完成的項目。通常在設定 KPI 時,會避免使用改善、提升或降低等字詞,因為諸如這樣的指令往往無法量化,後續採取的行動容易失焦且較難於定義。

M(Measurable)可衡量:能以數據呈現,並可衡量目標達成率。

A(Attainable)可達成:遙不可及的目標容易失去執行力,一般會在被考核者的能力範圍內增加一點挑戰程度來設定 KPI 的目標。

R(Relevent)相關性:個人或部門的目標應與企業整體目標有相關。

T(Time-bound)時限:沒有期限的結果也會難以被量化,訂定績效完成的時間,才能有助於安排任務時程。

該如何制定適宜的關鍵績效指標?
 

KPI(Photo Source:Shutterstock

 

管理學之父彼得.杜拉克(Peter Drucker)有說過:「企業一切的經營活動,最終都是為了績效。」

由此可知,設定合適且具體的關鍵績效指標非常重要,透過 KPI 的引導,能將企業整體目標結合個人的工作範疇,也可以較為系統、客觀地評估員工個別的績效,下述點列了績效指標的制定步驟,希望能幫助讀者在設置指標時,能夠更加清晰:

1、先確立戰略目標並分解

設定關鍵指標時,通常會從公司的總體目標出發,再下向確立部門的近程目標與詳盡的職責,依序為企業 > 部門 > 個人崗位,組織規模較大的公司則可能有處級、科/課別,拆分順序就會是企業 > 處級 > 部門 > 科/課 > 個人,待會下文將提到「魚骨圖」,這是一般公司行號制定關鍵指標時會運用的分析法,建議第一次設定 KPI 的大家,可以跟著魚骨圖的思路描繪出明確的指令。

2、辨識出重要的指標

利用魚骨圖拆解目標後,我們可以細分出很多績效指標,不過以 KPI 的角度考核,則必須再過濾出「關鍵」的績效指標,並確定最後的實際指令,而篩選指標可根據優先級與可控性進行二次篩選。

其中,優先級的判斷方式,視角可由管理者往下進行決策,先考慮對公司整體影響較大的指標進行排定,再來才是去探討目標的實現與否、任務能不能準確被執行。

任何策略的佈達,最後都務必向下落實到個人崗位之中,然而愈基層的團隊同仁,其實很難親自溝通實際團隊目標的訂定,所以為了避免員工的努力和企業發展背道而馳,關鍵指標通常會挑選 5 至 10 項,助於體現個人成果。

3、分配指標權重

權重則反映了單一指標在考核期限內的相對重要性,由於細部指令也有重要程度的差異,在績效評價時,能快速讓考核者與被考核者了解各指標的輕重緩急。

然而,權數的分配則須依靠過往數據或資訊,再根據指標訂定者的經驗和認知來判斷,且權重的安排應當明確顯露管理者的企圖與價值取向。

此外,為了確保高績效結果,企業端應該要制定完善的績效評估機制,並以穩健經營為前提,打造一個完整的績效管理體系。

KPI 設計思路:魚骨圖分析法
 

KPI(Photo Source:Shutterstock

魚骨圖(Fishbone Diagram),又稱因果分析圖,常被用來展示事件的原因及結果,且大致可分為以下三種類型:

▍原因型魚骨

魚頭在右方,找原因與問題,常以「為什麼⋯⋯?」作為出發點。

▍對策型魚骨

魚頭在左方,找對策或方法,常以「如何改善、提升⋯⋯?」作為想法開頭。

▍整理問題型魚骨

問題與分支要素不存在因果關係,而是針對問題進行結構化分析。

與著重豐富思緒的心智圖不同之處在於,魚骨圖強調方向性,魚頭朝右是找問題原因,魚頭朝左是找相應對策,在實務上通常是分析某事件時,找出原因後,再設法進行對策推演,也就是會先繪製原因型魚骨圖,再描繪對策型魚骨,這才是完整的魚骨圖分析方法。

另外,魚骨圖可套用不同的分析架構模型,像是行銷 4P、SWOT、5M1E 分析法等等,疊加多重分析邏輯後,在制定關鍵績效指標時,可以讓指令更為明確清楚。

KPI vs OK
 

KPI(Photo Source:Shutterstock

KPI 與 OKR 兩種績效管理制度其實並不衝突,假如企業以宏觀的視野規劃戰略目標與策略,並想實現較遠大的願景時,可以透過 OKR 架構來管理;若是偏好針對個人或小組的績效實行評價,則能夠利用本篇所介紹的關鍵績效指標輔佐,當然,兩種方法並進也是可以的喔!

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這次分享的懶人包,有針對個人表現和績效,提供一份二式的文件表格,歡迎讀者點擊連結索取範本,另外,內容也有附註一些使用說明,幫助大家將表格客製化成適合自己公司的版本。(延伸閱讀:HR、主管必備!如何用 OKR 實現企業管理?

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群

 

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