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撰文者/COMMEET編輯群|Chris Tsai

2022-11-14 Views: 46

採購單請購單有什麼不同?如何使用這些表單提升企業資源規劃 ERP 管理效率(免費下載範本)

談到採購學,對於公司而言,是獲利的關鍵,不過身為採購人,最在乎的莫過是有效率的請購與採購流程,通常企業也會挑選合適的 ERP 系統來協助管理,不過在進行採購作業時,目前多數公司仍會使用 Excel 表單作為申請工具,所以本文除了為讀者介紹請購與採購的區別,還會提供全新的數位解方,此外,習慣紙本流程的讀者們,也歡迎點擊連結免費下載採購單/請購單範本喔!

 

 

什麼是 ERP 企業資源規劃?
 

採購單
(Photo Source:Shutterstock

 

大家常聽到的 ERP,指的是企業資源規劃(Enterprise Resource Planning),而目前多用來代稱管理公司內部資料的系統。

隨著科技更迭,技術也不斷推陳出新,許多企業對於 ERP 的需求也不盡相同,這也造就現今的 ERP 系統,除了人力資源、銷售等基本核心模組以外,還會採用雲端架構,實現高度的協作可能,並提供企業更智慧、便捷、效率的管理選擇。(延伸閱讀:常見的 ERP 系統有哪些模組?

透過企業資源規劃系統的協助,公司的必需資源就能被良好地整合,以半導體產業為例,上游的 IP、IC 設計業,中游的晶圓製造與 IC 製造等,再到下游的 IC 封裝測試、零組件廠商,每個環節的資源都能藉由 ERP 相互串連,最後再依循數位化的方式,將資料進行統計與數據分析,藉此在競爭環境中達成精準管理,幫助管理者掌握企業內部的所有資源。

企業資源規劃的重要性
 

採購單
(Photo Source:Shutterstock

當企業規模逐漸壯大時,部門分工也會愈精細,在管理流程上,必然會出現許多瑕疵,一旦資源分配不均,將導致成本難以控制,甚至影響客戶權益。然而,建構完善的 ERP 系統,可以改善下述這些困難點:

 

• 內部資訊不對稱

還沒導入企業資源規劃系統之前,多數企業使用的是 WordExcel 來管理庫存或請購/採購單,假如該檔案沒有立即更新與上傳,內部資訊就無法立即被同步,諸如倉庫缺貨、產線缺料這種較急迫性的問題,就容易影響公司的整體營運。

 

 

• 重複性的行政作業​​

延續上一點提到的問題,若沒有使用 ERP,企業作業流程中常需要使用大量的紙本文件協助管理,例如:訂購單、報價單等等,以往可能是透過 Excel 製作單據模板,再將範本列印成書面文件,當每次跑流程時,團隊同仁們都要手寫資料,而這些重複性的作業,較易出現寫錯、字跡潦草或看錯等疏漏。

 

 

• 無法提供客戶更即時的服務

假設業務在別的縣市進行商務拜訪,經常會面臨客戶要求報價或詢問產品交付期限,此時若公司並未建置 ERP 系統,該業務便無法隨時掌握商品庫存,且如果同時間其他客戶也下了訂單,資訊不對稱的情形會造成業務人員不能給予最即時的服務,嚴重則可能會影響品牌聲譽。

 

 

• 難於實現數據治理​​

現行屬於數據當道的時代,Data 可以說是管理階層極為重視的公司治理工具,未經過整理與分析的數據難以發揮其價值,甚至會帶給組織錯誤的資訊,進而影響決策結果,而散落在員工電腦資料夾的檔案們,是無法被歸納出一份有邏輯的數據報告,這凸顯了企業資源規劃的重要性。

 

此外,由於 ERP 系統裡有非常多模組,本篇文章將針對採購模組做細部介紹,並帶大家認識請購單與採購單兩者的差異,對企業資源規劃想深入了解的讀者們,可以點擊左方文章連結。(延伸閱讀:企業資源規劃第一步:從管理費用報銷與現金流開始

請購單(PR,Purchase Requisition)
 

採購單
(Photo Source:Shutterstock

所謂的請購單,係指公司為了向供應商購入商品或服務,而向採購部門繳交的申請單據,可以是實體紙本,亦能以電子化的方式呈現。

簡單而言,請購單是一種需要向上級申報,並且得到批准才能進行採購的申請單,在組織實際的運作過程中,請購單的使用頻率其實非常高,企業內部的所有部門,若需要從外部購買任何貨品或雲端軟體服務,通常都會請採購單位協助辦理。

因此,提交請購單(PR)時,申請人必須載明商品名稱、數量等資訊,徵得上級主管的批准後,再送交採購部門,負責採購的同仁,才會根據申請單裡的內容進行採購。請購單免費範本下載 〉

採購單(PO,Purchase Order)
 

採購單
(Photo Source:Shutterstock

 

當請購單位呈交請購單後,採購部門會先進行詢價作業,確定供應商後,便會填寫採購單,單據上將載明採購單號、採購規格、數量、價格與交貨日等詳細資訊。

倘若企業未使用 ERP 系統,採購部們常要將該採購單複印多份,並分發給各請購單位以供存查。

此外,採購單是對於供應商而言是正式訂單,也是買賣雙方收貨交貨的重要憑據。普遍企業的作業流程,是由採購人員融合多張請購單的物料需求,並按供應商進行分類,依次產出不同的採購單。採購單免費範本下載 〉

工具比較|Word/Excel 管理法 vs ERP 系統
 

採購單
(Photo Source:Shutterstock

 

前文中,多次提到利用 Word、Excel 軟體管理有很多不便之處,以下系統性地條列了五點,使用 Word 文件或 Excel 表單常見的困擾,並說明導入 ERP 系統後,能替企業端改善哪些問題。

 

​​1、文件或檔案分散在不同電腦中,無法同步協作或共享

當同一個檔案裡資料太多,檔案的讀取過程便會花費許多時間;且大型企業的團隊分工較為精細,文件和檔案便會分散在不同的電腦中,即使上傳雲端資料夾,也無法即時達成遠端協作,可用資料搜尋不易。
若選擇合適的雲端 ERP 系統協助管理,只要在有網路的環境下,就能夠透過電腦,甚至是手機登入系統進行編輯、查閱,完全不受場域與時間限制。

 

 

​​2、業務出差時無法即時調閱歷年相關紀錄

由於檔案與文件沒有被統一歸檔整理,某些重要資料也必須登入公司系統才能查閱,因此當業務人員出差在外想確認庫存時,其實無法立即調閱這些文件。
藉由 ERP 系統,員工能夠輕鬆地搜尋檔案或附件,外出時,只要透過其他智慧型裝置(例如:手機、平板),透過網路就能隨時隨地查閱相關紀錄,不論是公司庫存,還是銷售成果,都能清晰且迅速掌握。

 

 

3、耗費太多時間在代公式或製作分析圖表​​

大家應該有利用 Excel 軟體製作報表的經驗吧!?產出好的分析圖表前,不僅需要熟記函數的用法,還得活用公式,才能製作出具有參考價值的報表,過程耗時傷神,也不是每個人都擅長 Excel 軟體。
面臨上述的情況,其實可以就市面上多款 ERP 系統進行挑選, 並可針對功能來評估,譬如是否有支援報表一鍵產出,讓員工們不必再徹夜苦讀公式及函數的說明書,也能製作出實用的報表。

 

 

4、採紙本簽核流程,進度超緩慢​​

假如你的公司仍採行紙本的簽核流程,一定常遇到主管外出,就無法簽核或用印的情形,甚至你只是想申請墊款,卻卡關超久。
選擇相應的 ERP 系統,所有簽核流程作業將不再受限於紙本,只要透過網路與一隻手機,即使主管外出拜訪客戶,收到通知後,也能夠馬上打開系統進行審批。

 

 

​​5、沒辦法為不同對象設定檔案的存取權限和通知

Word、Excel、PDF 等類型的檔案只能設置密碼來保護文件,無法針對職位或位階分別設定資料查閱的權限,當所有文件都共享時,將會有一定的風險,且單就跨國或大型企業而言,也無法支援多語系與時區的同步檔案管理。

 

使用 ERP 後,管理者便可以針對檔案內的資料欄位設定存取權限,也能客製通知的發送條件,跨國公司也可以根據海外據點,調整系統的語言與時區,瞬間讓企業管理無國界。

Plan B|打造數位的請購採購流程
 

採購單
(Photo Source:Shutterstock

前文花了許多篇幅,比較傳統 Word/Excel 管理法與導入數位軟體的差異,COMMEET 目前也正在協助企業導入全面數位的流程管理,希望能從費用尚未發生前,就利用費用政策加以控制,使整個費用申請與報銷的流程部署在雲端上,除了實現團體協作,也能夠達成精準的企業費用管理。

至於請購/採購流程該怎麼遷移到雲端上運作呢?

其實借助 COMMEET 的「費用申請單」功能就能輕鬆實現快速的採購流程!

採購單
(Photo Source:Shutterstock

首先,可先利用現有的軟體製作請購/採購單文件模板(免費範本下載),再請員工依公司規定的請購或採購流程填寫表單,填寫完畢後,可以直接打開 COMMEET 系統,從左側欄位中找到「我的表單」並點選。

新增一張費用申請單後,便能把剛才填寫完的請購單或採購單,以附件的形式直接上傳(僅限 PNG/JPG/JPEG/PDF 格式),前提是只要管理者有先預設好「請購與採購流程」的費用科目,並設定好請購/採購所有的簽核流程與關卡,就能輕鬆打造數位的請購/採購流程囉!

點我下載 ERP 請購/採購單範本


針對以上的管理問題,COMMEET 致力提供不同的解決辦法與模組,有興趣者歡迎聯絡我們或直接申請試用,我們將有專責的產品顧問為您協助。馬上預約體驗 〉

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群

 

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