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COMMEET 雲端費用管理系統
撰文者/COMMEET編輯群|Chris Tsai

2023-02-01 Views: 882

2023中小企業數位轉型:雲端工具重建財務管理流程

數位轉型時代來臨,許多企業跟進全球化的未來趨勢,將方便的數位工具導入公司,改善繁複的財務管理流程,COMMEET 打造全台第一間雲端費用管理平台,提供低技術成本的雲端工具,幫助中小企業無痛數位轉型,簡化繁複的報銷採購流程,讓客戶用低技術成本、提高企業效率。


文章目錄
中小企業數位轉型訴求:低技術成本、高效率提升
雲端工具改善工作流程、彌平數位落差
數位化預算管理,量化及分析更迅速
No code設定自動化費用政策
行動報銷發票雲端上傳,異地簽核一鍵處理
專案管理預算,跨部門活動帳務更清晰

 

中小企業數位轉型訴求:低技術成本、高效率提升

費用雲端系統 COMMEET ,幫助中小企業數位轉型 (Photo Source:Shutterstock)

2019 年底爆發的疫情,雖然推動了數位轉型的進程,不過根據 SAP Concur 委託亞洲透視 2020 年 5 月發布的《新時代下的財務轉型》研究報告,該研究針對亞太地區各產業從事費用管理的員工進行調查,並指出在台灣有 34% 的企業,仍透過全人工的方式來完成財務與行政流程,使得財會人員每個月至少需要半天到一個工作日處理費用報銷,管理階層人員每月則須花費約 2.8 小時提交報銷申請,以及耗費高達 4.1 小時審批下屬的費用報銷單,這嚴重影響了企業運營的效率,也可能導致台灣的 GDP 損失 6 億美元。

星展集團在最近也公布了《企業數位化準備程度調查》,結果顯示台灣僅 38% 的中小企業,有針對數位轉型議題制定相關策略,這主要的原因在於導入數位技術的成本相當高昂,規模不大的企業即使認同數位轉型是管理流程變革的關鍵,但迫於資金問題,也只能是力不從心。

現階段處於經營僵局的企業,在數位化支援方面,除了可以尋求行政院智慧國家推動小組協助,面對滯後的轉型步伐,其實也能透過以下幾點檢視管理痛點,並導入合適的數位技術輔助,進而有效彌平數位落差。

雲端工具改善工作流程、彌平數位落差

COMMEET 改善財務管理工作流程,提升企業效率 (Photo Source:Shutterstock)

大家可能會有疑問,企業管理面向廣闊,該從哪個階段開始著手革新,才能推動轉型藍圖?COMMEET 團隊其實也為此苦惱許久,從市場定位、剖析客戶需求再到分析國內外競品,我們做了無數次的情境推演,終於將企業數位轉型的初步架構聚焦在費用管理,從此領域進行流程改革是相對輕鬆的,而且員工的工作效率能有效提升,技術成本對於中小企業又不會難以負擔,經營者何樂而不為呢?以下是團隊認為可行的革新切角,分享我們的經驗給大家。

數位化預算管理,量化及分析更迅速

以企業費用管理的角度而言,預算是一種將年度目標數據化後的計劃,而這份計劃乘載著公司願景,若僅存於老闆或員工的想像便會落於空談,所以必須以書面化、量化的方式來表達,且通常會以部門或專案為單位,詳細分配企業資源的運用。

不過預算管理既然重要,為何多數企業未能落實?根據經濟部中小企業財務金融顧問黃美玲的經驗,一是老闆不清楚怎麼編列預算,二是沒有固定週期進行差異分析,這樣就算有編製預算也形同虛設。

編列合理的預算其實不容易,交叉比對費用的來源更是耗時耗力,COMMEET 團隊建議適度導入相關費用軟體輔助,或是選擇符合需求的預算表範本,將公司整體目標進行量化,這些都是費用管理流程改革的起步式,也有助於後續預算或費用政策的佈達。(延伸資料:【新創必備】年度預算表範本下載

No code設定自動化費用政策

過去企業對於費用政策的制定,往往架構散亂或定義模糊,「先支出再管理」的模式看似直覺合理,但不同的情境、不同的項目,都有著不一樣的金額限制,因為費用問題而導致員工一次次的與財會人員來回周旋,無形之中造成很大的困擾。

為了在業務目標與員工體驗取得平衡,良好的費用政策應消除所有可能的灰色地帶。以差旅費用而言,選擇串接許多供應商的差旅平台,絕對是更好的管理辦法,除了員工預定體驗流暢度提升,企業也能在系統後台進行費用政策設定,長期下來,將費用進行數位化管理,有助於省下高達 30% 的成本。

行動報銷發票雲端上傳,異地簽核一鍵處理

每逢月底會計催促夥伴們趕快將手邊累積的發票或收據進行報銷,這時想必一定會發生某位同仁遺失相關憑證,搞得大家一個頭兩個大的窘境吧!?其實這是許多中小企業的通病,使用 Excel 檔案、Google 表單處理費用申請,在操作層面雖然簡單易用,但是簽核流程卻常因突發狀況變得鬆散無章,最後導致憑證無法確實歸檔整理,報稅季來臨時,帳目無法即時送交,諸如此類的問題,該怎麼避免呢?

國內外許多知名企業早已建置相關費用管理系統,將所有報銷作業雲端化,揮別傳統紙本作業,讓員工專注於本業。至於規模有限的中小企業別擔心!目前市面上有許多 SaaS 供應商針對這類管理需求提供雲端服務,軟體定價相對平易近人,不必害怕有龐大的資本輸出。

現階段,許多廠商已經達成透過掃描單據,就能自動化開啟報銷流程,讓費用管理流程不再是企業轉型的痛點,COMMEET 也有提供此服務,想知道更多細節功能,歡迎聯絡我們

專案管理預算,跨部門活動帳務更清晰

跨部門的帳務常常讓財務十分頭疼,明明是同一個專案,帳務卻分散在各部門,結案時報銷單會從各處湧入財務部門,帳務零散又難以在專案進行時同步預算使用量, COMMEET 提供「部門」與「專案」兩種模式規劃預算及處理報銷,整合跨部門合作零散的帳務,即時掌握財務狀況。


即使全球產業都在瘋轉型,台灣的中小企業亦能從費用管理的流程之中,尋找革新的出發點,這次 COMMEET 從自身的轉型經驗汲取精華,期望透過不一樣的分享,持續陪伴客戶成長茁壯。

【下集預告】虛擬信用卡也可以是企業費用管理的一環!?COMMEET 擴大支付應用場景,員工不再需要代墊款!(延伸閱讀:企業虛擬信用卡擴大支付場景,零時差財務管理金流

文/Chris Tsai|COMMEET編輯群

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