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COMMEET 雲端費用管理系統
撰文者/Vicky Yu|COMMEET編輯群

2023-05-15 Views: 1405

BPM 與 Workflow 的不同?選對管理系統,營運事半功倍!

隨著數據化時代到來,為提升工作流程的效率、節省時間與資源,愈來愈多企業開始導入 BPM、Workflow 等管理系統,希望藉此簡化業務流程,輕鬆掌握企業運營的進度。究竟 BPM、Workflow 兩者間有哪些差別?企業又該如何選擇?


文章目錄
BPM、Workflow 是什麼?
BPM、Workflow 產品優缺點一次看!
提升工作流程效率!該選擇 BPM 還是 Workflow?
總結:Workflow 產品已導入 BPM 管理系統的觀念

BPM、Workflow 是什麼?BPM、Workflow 是什麼? (Photo Source:Shutterstock)

BPM(Business Process Management )中文翻譯為企業管理系統,為透過系統化地控管業務流程和步驟,並將其最佳化與透明化,以提升管理成效。(延伸資料:BPM是什麼?終結冗長的工作流程,找出浪費工時的兇手

Workflow 工作流程系統則是,透過系統幫助企業自動化定義、執行和管理內部從開始到完成的過程,在對的時間連結到對的人員和資訊,以協助團隊在過程中交換資訊、達成目標。

 

BPM、Workflow 產品優缺點一次看!

BPM 優點:

1.簡化工作流程,提升效率
BPM 不僅有助企業簡化業務流程,還能以自動化的方式解決繁瑣的任務,加上它使流程標準化,因此員工可以在既定的框架內更有效率地工作,從而加快決策過程並降低人為錯誤的風險。此外,BPM 也兼具分析監控的功能,管理層能藉此追蹤部門、個人執行的情況,有效提升生產力和盈利能力。

2.優化內部規章,維持競爭力
透過 BPM 分析流程,找出讓工作窒礙難行的癥結點,以優化內部規章、提升工作效率, 企業也能藉此節省人工時間。同時,它還可以幫助企業變得更加敏捷,使他們能夠快速跟上市場的變化,保持競爭力。

3.提供更好的客戶服務與體驗
當企業流程高效且準確時,能為客戶帶來更好的客戶服務,提升其再次光臨的可能性。另外,BPM 有助企業更好地了解客戶的需求及偏好,從而創造出滿足這些需求的產品和服務。

 

BPM 缺點:

1.缺乏溝通
溝通在企業的任何階段都相當重要。由於 BPM 將工作流程分離,因此各部門員工之間可能會有缺乏溝通的問題。

2.管理不善和資金流失
只有正確使用企業管理系統才能充分發揮其優點。若是沒有正確使用,將導致資金和其他資源嚴重損失。儘管 BPM 的費用是多數企業能負擔得起的,但它並不便宜,如果能善加使用,即能為企業帶來雙倍的效果。

 

Workflow 優點:

1.強化問責制,提高即時可視度
有效的工作流程能在對的時間串連到對的人員和資訊,團隊裡的成員皆能明確地知道這項工作由誰負責、期限為何,藉此提高專案的可視度,準確規劃及分配任務和資源,並根據所需擴大或縮小工作規模,減少工作延遲的問題。

2.提升營運效率
藉由系統自動連結對的人員和資料,團隊得以節省大量發送電子郵件和使用多種工具更新進度的時間,從而提升效率和生產力。

3.減少錯誤
當任務的重複性越高,員工就越容易失去注意力並且犯錯誤。手動流程不僅耗時,而且還容易出錯。透過使用 Workflow 將數據自動化輸入和批准,即能避免人為錯誤。

 

Workflow 缺點:

1.缺乏溝通
由於管理和任務的分配都經由 Workflow 系統完成,這將導致員工間缺乏人際交流,可能會為工作環境帶來負面影響。

2.需要定期維護、花額外時間學習
每個 Workflow 系統都有其獨特的工作方式,加上系統不時需要升級或更新,因此員工不得不需要花額外的時間學習如何使用,才能發揮其最大優勢。(延伸閱讀:ChatGPT 職場應用:Excel 結合 AI 人工智能,自動統一資料格式

 

 

提升工作流程效率!該選擇 BPM 還是 Workflow?

 

提升工作流程效率!該選擇 BPM 還是 Workflow? (Photo Source:Shutterstock)

相似之處

  • Workflow 和 BPM 都用於簡化工作

  • 可用於各種類型的業務和組織流程

  • 有助於提高營運效率、減少混亂並節省時間

  • 由於都是透過系統完成,導致員工之間有缺乏溝通的問題

差異

  • 相較之下,Workflow 與單個任務有關,而 BPM 則是側重於整個業務流程

  • BPM 關注的不僅僅是個人目標,也側重於報告生成及分析

  • Workflow 是 BPM 的一部分,但反之則不然

由於每個企業的狀況皆不一樣,對於該選擇 Workflow 還是 BPM 沒有絕對的標準答案,若只希望將單個部門的流程最佳化,那麼 Workflow 系統會是個不錯的選擇,但如果企業的目標是要整合多個部門的流程、提高溝通效率,並將其優化,那麼則會推薦使用 BPM。無論選擇採用哪種系統,只要與企業的目標保持一致,即是正確的決定。

 

總結:Workflow 產品已導入 BPM 管理系統的觀念

事實上,過去被視為電子簽核、以表單為主的 Workflow 產品,現已普遍導入 BPM 的概念,改以流程為主軸的架構。同時,企業對於 Workflow 產品的關注焦點也逐漸從無紙化的數位文件、追蹤表單的處理狀態,轉為整合既有的系統,以提升企業整體運作效率和優化管理流程。(延伸資料:採購單請購單有什麼不同?如何使用這些表單提升企業資源規劃 ERP 管理效率


根據研究顯示,員工平均每年花費超過 21 天的時間,在從事瑣碎或重複性的工作。為此,COMMEET 的費用管理系統,提供彈性化的報銷流程設計,不僅有助企業自訂流程通知、加簽特定人員,也適用於報銷、簽呈、跨部門簽核等場景,為企業節省資源與時間,實現企業效率高速化。

文/Vicky Yu|COMMEET編輯群

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