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撰文者/Vicky Yu|COMMEET編輯群

2023-07-04 Views: 2059

採購流程 5 大步驟一次看!善用雲端工具加速作業效率

在多數企業裡,採購部門的成本佔總資金流的一大部分,若管理恰當,企業得以維持盈利,並降低不必要的支出。相反地,若沒有完善的採購流程,就可能會有超支等風險,這將為企業帶來許多負面影響。有鑑於此,採購流程 SOP 的重要性不容小覷,那麼採購過程中有哪些步驟呢?


文章目錄
年度計畫使用 5 步驟:財務預測、執行預算與 ROI 分析
3 種方法訂定營收目標&編列預算
COMMEET 落實預算執行,計算結案 ROI

 

採購在做什麼?只是花錢買東西而已嗎?

採購在做什麼?只是花錢買東西而已嗎? (Photo Source:Shutterstock)

採購是指企業為達到其商業目標,試圖在正確的時間以最低的價格,獲得正確數量、品質穩定的產品和服務之行為。最簡單的採購如同普通的購買行為,而複雜的採購則包括訊息收集,尋找合作廠商,商業談判和簽署合約等步驟。而採購週期則是指採購方從決定訂貨到出貨的週期時間。簡單來說,就是兩次採購間隔的天數。

採購流程 SOP 有哪些?原來這幾點特別重要!

採購流程是採購管理中最重要的一部分,特別是當企業規模愈大,採購金額愈多時,就該特別重視流程的設計。以下為大家整理出採購流程的 5 大步驟:

1.確認需求和制定採購計畫

在採購前要先確認需求,而需求可分為兩個面向,一種是根據各部門的具體需求,例如需要什麼、需要多少、何時需要等;另一種則是依據客戶的需求,針對產品所需的衍生物料進行集體採購。確認完需求後,就可以向採購部門提出、制定採購計畫。【免費下載】採購單/請購單範本

2.選擇供應商

制定採購計畫後,再依據需求的性質選擇適合的供應商。優良的供應商不僅能提供數量充足、價格合理以及品質穩定的物料,也應具有良好的售後服務,因此供應商的選擇對於成功的採購管理至關重要。企業能透過接洽、索取樣品和報價等行為進行評估,確認品質和價格符合需求。

3. 議價和簽約下單

根據採購週期與供應商進行議價,雙方達成共識後,即可簽訂正式合約。買賣雙方確認完銷售合約無誤後,就可以依照合約下訂。若沒有銷售合約,則需要擬定一份書面形式的採購訂單,即便在數位化的時代能透過電子郵件傳送,也需隨後補上書面訂單留存。(延伸閱讀:採購單請購單有什麼不同?如何使用這些表單提升企業資源規劃 ERP 管理效率

4. 追蹤和驗收貨物

採購訂單發給供應商後,務必定期跟單催貨,這不僅能確保備貨進度符合合約所述,也有助提早發現貨物品質、運送等問題,儘早解決。然而收到貨物時,則要確認貨物是否完好無缺以及數量是否正確,若在驗收時發現到貨數量短缺,驗貨員則需提供報告給供應商。

5. 支付款項和檔案歸檔

驗收完貨物、確認沒問題後,依照合約交付款項,並於發票上詳實記錄相關資訊,以便後續核對帳款。此外,除了需要將書面檔案歸檔之外,也必須更新採購紀錄,當中包含採購訂單、合約、廠商資料等文件進行檔案留存,以作為下次採購的依據。

每個階段的作業程序可能因企業的性質不同而有所變動,但上述 5 點皆是採購過程中最基礎且重要的作業流程。做好採購管理,不僅能為後續的採購流程進行鋪路,找出促使流程困難的癥結點,也能進一步優化作業程序,降低時間和人力成本。

 

採購部門工作流程太繁複?善用數位工具簡化流程、避免超支

 

採購部門工作流程太繁複?善用數位工具簡化流程、避免超支 (Photo Source:Shutterstock)

近年來,愈來愈多企業開始採用電子化採購,透過使用 COMMEET 的數位企業卡,能使交付程序變得更加簡單,而供應商也可以快速收到貨款,無需再像過往透過現金或支票支付款項時,需要經歷許多流程,有效降低時間成本。(延伸閱讀:2023中小企業數位轉型:雲端工具重建財務管理流程

此外,若再搭費用報銷系統,一站式整合從付費到報銷的過程,將資訊雲端化並串接到企業內部,簡化報銷流程並整合數位企業卡的帳單,有助減輕財務作帳時的壓力與時間,讓採購流程全面升級!


在數位轉型的時代,善用雲端科技對於提升企業的作業效率來說,想必是一大助力,COMMEET 雲端費用管理系統針對不同規模的企業,提供合適的費用管理方案,若有興趣了解更多功能,填寫公司基本資料立即免費試用

文/Vicky Yu|COMMEET編輯群

 

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