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撰文者/Ingrid Tang|COMMEET編輯群

2023-07-14 Views: 2203

ChatGPT 應用:Excel 結合 AIGC ,用人工智慧整理表格

還只會用 ChatGPT 聊天就輸了!上班族必用的 Excel 也能結合 AI,學會這招就等於多了免費的助理,幫你解決繁瑣的重複性庶務,在 Google Sheets 及 Google Docs 上資料彙整、生成文案、自動問答、摘要整理等等都難不倒,30 分鐘的工作量 3 分鐘搞定!


文章目錄
ChatGPT 的企業應用場景,請 AI 做 Excel 表
如何安裝 ChatGPT 到 Google Sheets & Docs
Goole Docs 結合 AI,5 個功能讓文案一鍵升級
Google Sheets + 免費 AI 助理:快速整理試算表數據
    O 試算表的應用 1|基本應用、生成結果
    O 試算表的應用 2|資料清理、統一格式、擷取特定資訊
    O 試算表的應用 3|資料分類、貼標籤
    O 試算表的應用 4|文案調整、彙整總結、修正語法錯字
    O 【免費下載】試算表教學使用範本

ChatGPT 的企業應用場景,請 AI 做 Excel 表

ChatGPT 的全名是Chat Generative Pre-trained Transformer,中文可翻作「聊天生成預訓練轉換」,讓我們可以像與一般人對話的方式對 ChatGPT 下達指令。未來可能不需要學會每個領域的「專業用語」,例如工程師的程式語言,財務會計的函數公式等等,就可以讓電腦執行複雜的任務。

ChatGPT 有許多延伸的應用,這次要來介紹的是「Google Sheets™ and Docs™」這個外掛,讓我們可以在 Google Sheets 及 Google Docs 不用記一堆複雜的公式,就能做到多種複雜的任務。(延伸閱讀:ChatGPT 熱潮席捲全球,人工智慧是什麼?現在有哪些應用案例?

如何安裝 ChatGPT 到 Google Sheets & Docs

如何安裝 ChatGPT 到 Google Sheets & Docs - COMMEET 雲端費用管理系統 (Photo Source:COMMEET 製圖)

安裝與設定步驟:

  1. 下載並安裝 GPT for Sheets™ and Docs™
  2. 登入 OpenAI API 並取得 API keys,若尚未有 OpenAI 的帳號可以先註冊
  3. 打開 Google Shetts/Google Docs 後找到外掛功能設置 API (擴充功能 > 外掛程式 > GPT for Sheets™ and Docs™ > Set API)
    將OpenAI API keys 複製貼上到外掛就成功設置好 ChatGPT 了。

完成上面簡單的 3 個步驟後,接下來就會分別介紹如何在 Google Sheets 以及 Google Docs 靈活應用。

 

Goole Docs 結合 AI,5 個功能讓文案一鍵升級

Goole Docs 結合 ChatGPT,5 個功能讓文案一鍵升級 (Photo Source:COMMEET製圖)

不論是上班族還是學生黨都必學!撰文前生成大綱,撰文中沒靈感還可以請 AI 幫你續寫或找資料,撰文後還能檢查文法或錯字,覺得寫給上司或教授的內容不夠嚴謹再一鍵轉換語氣,簡單 3 個步驟就能輕易上手!使用方法如下:

  1. 開啟擴充功能
  2. 選擇動作
    1. 撰寫文案 Write custom prompt
    2. 轉變語調 Change the tone to
    3. 修正文法及拼字 Fix grammar and spelling
    4. 統整總結 Summarize
    5. 翻譯 Translate
  3. 在外掛上填寫指令後送出,ChatGPT 就會將結果回傳到文檔上了

 

Google Sheets + 免費 AI 助理:快速整理試算表數據

Google Sheets 的應用比 Google Docs 的使用來的複雜些,因為還牽扯到條件或欄位格式,所以這邊在文末提供了範例檔案以及練習題目,幫助大家快速上手操作。(延伸閱讀:Excel 公式、功能基礎教學#2|三分鐘學會製作專案管理甘特圖(免費下載範本)

試算表的應用 1|基本應用、生成結果

工作時常常需要收集資料並整理成表單式報告,例如競品分析報告,查找資料時要不斷地複製貼上,複製來的格式五花八門,還要花時間調整.現在 ChatGPT 就可以一鍵查找資料並按照列點或表格的形式呈現。

GPT 動作 功能 GPT 在欄位中產出結果 GPT_LIST 用列表的格式產出結果 GPT_TABLE 用表格的格式產出結果

ChatGPT + Google Sheets 上班族必學 AI 應用 - COMMEET 雲端費用管理系統 (Photo Source:COMMEET製圖)

 

試算表的應用 2|資料清理、統一格式、擷取特定資訊

做數據分析對比時,最重要的一個步驟就是資料清理讓格式統一,尤其在與同事共同編輯的檔案中,總是會出現令人意想不到的「新格式」,利用 ChatGPT 不但可以統一格式,還可以從一串字句中擷取重要資訊。

GPT 動作 功能 GPT_FILL 按照固定格式產出內容 GPT_FORMAT 將資料(如:日期、電話、貨幣)整理成固定格式 GPT_EXTRACT 擷取出一段文字中的特定資訊

ChatGPT + Google Sheets 上班族必學 AI 應用 - COMMEET 雲端費用管理系統

(Photo Source:COMMEET製圖)

 

試算表的應用 3|資料分類、貼標籤

整理資料時,「貼標籤」是個快速分類的好方法,過去要靠人腦自己將資料分類歸檔,但現在就能善用 AI 腦快速將大量的資料分門別類。

GPT 動作 功能 GPT_TAG 貼上對應的標籤或生成產品的標籤(多個標籤) GPT_CLASSIFY 將資料分類(單項種類)

ChatGPT + Google Sheets 上班族必學 AI 應用 - COMMEET 雲端費用管理系統
(Photo Source:COMMEET製圖)

試算表的應用 4|文案調整、彙整總結、修正語法錯字

Key-in 的過程中難免會打錯字或語序錯亂等小問題,尤其是在做會議紀錄來不及一個一個選自,以下這幾個指令可以迅速幫你糾錯,還可以 1 分鐘幫你總結會議重點。

GPT 動作 功能 GPT_SUMMARIZE 統整、總結多個欄位的內容 GPT_EDIT 調整文法、錯字或語調 GPT_TRANSLATE 翻譯文案

ChatGPT + Google Sheets 上班族必學 AI 應用 - COMMEET 雲端費用管理系統 (Photo Source:COMMEET製圖)

能將 Google Sheets 及 Google Docs 結合 ChatGPT 絕對讓工作效率大提升,目前介紹的都是免費功能,只不過 ChatGPT 免費版有使用上限,雖然功能方便但也要注意公司的資安問題,千萬不要為了方便不幸將機密資料外流。(延伸閱讀:資訊安全停看聽|從 5 大資安問題,檢視企業資訊安全防護力

免費下載 ChatGPT 試算表使用範本


整理資料、統一格式這種工作總是繁瑣的,除了善用工具省去瑣碎的工作,也可以從源頭阻止問題的發生。尤其是報銷或簽核的單據,同一張表格也能創造出五花八門的格式

COMMEET 提供表單自訂欄位的功能,讓財務根據公司內部規定彈性設計表單填寫內容,員工按照欄位填寫對應資訊,降低錯誤率又提升合規率,財務省去反覆調整格式的時間,員工也可以快速完成報銷或簽核,讓雙方效率都加速!

文/Ingrid Tang|COMMEET編輯群

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