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五倍學院
撰文者/五倍學院課程顧問團隊

2023-08-01 Views: 645

時間管理對工程師的重要性:如何優化開發進度?

網路世界裡,每分每秒都在翻新更迭,若你停滯不前,對比前五分鐘的現在,你已經落後了!我們沒有餘裕去浪費,這就是工程師需要高效時間管理的原因。五倍學院將與你分享一些具體的時間管理策略和工具,讓你更加有效地管理時間、掌握生活與工作,好更進一步地優化你的開發進度。

 

一、時間管理的核心理念

工程師肩負的每一項任務都是一場與時間的競賽,例如要在有限的時間內完成專案、測試、修復問題並部署,「完成」並不是唯一的目標,更重要的是如何「有效地」完成。

然而,時間對每個人來說都是公平的。無論你是新手還是資深工程師,在每天僅有的 24 小時,應該如何在這有限的時間內最大化我們的工作效能?答案是時間管理。掌握時間管理,可以更有效規劃工作,即使面臨壓力,也能保持冷靜;可以釐清每天的主線任務,避免將大把時間花在非主要的支線任務;將「做得更多」轉變為「做得更好」。

時間管理不僅對工作效率有益,對個人生活的影響也很大。持續熬夜工作、忽視健康與生活品質,將會影響你的工作效率與專注力。良好的時間管理可以幫你找到工作與生活的平衡。

實踐時間管理並不代表更大的壓力,在生活與工作中,我們都是時間的管理者,而非被時間推著走。因此,無論你身處哪一個產業,都該學習並實踐有效的時間管理。

 

二、具體的時間管理策略和工具

當你開始意識到時間的價值,勢必需要一些有效的策略和工具來協助你管理時間。

四象限分析法

可以使用像是「四象限分析法」的方法,將任務分定義出四個優先順序:

  • 重要且緊急
  • 重要但不緊急
  • 不重要但緊急
  • 不重要也不緊急

以上四個區塊,能讓你更好的理解哪些任務需要立即完成,哪些可以稍後處理。

接著便可以開始將分類好的項目,應用至時間管理工具。Toggl Track 是一款強大的時間追蹤工具,這款工具可以追蹤你在每個任務上花費的時間,從而讓你更理解自己的工作模式。若你的工作需要與團隊合作,Asana 和 Trello 等專案管理工具能追蹤每個項目的進度,確保所有任務都按時完成。

在公司運行專案時,與團隊成員協力,將專案驗收前預計執行的任務列出,包括必須完成的工作、里程碑、交付項目和相關活動。然後,將這些任務依序放入四象限線內,以明確知道哪些任務是「重要且緊急」,需要優先完成。當將任務歸納到「不重要但緊急」的區塊時,我們意識到這些任務可能會讓你感到緊迫,但對專案的重要性有限。因此,我們應該避免花費過多的時間和資源,並尋找有效率的方式處理這些任務。對於那些對專案目標貢獻有限的任務,可以將它們放在低優先級或者暫時擱置。這樣,我們能夠使團隊整體的時間管理更清晰,提升團隊的開發效率。

 

三、番茄鐘工作法

「番茄鐘工作法」是一種知名的時間管理法,在 1980 年代,由 Francesco Cirillo 創立。 之所以取名番茄工作法,是因為作者在 1980 年代準備大學期末考時,為了逼自己好好讀書,到廚房裡拿了一個「番茄形狀的料理定時器」,當初的目標很簡單:讀完某本社會學書籍的其中一個章節。

此方法建議你將工作分割出一個 25 分鐘的工作時間,後面接著 5 分鐘的休息時間,作為一個番茄鐘。每四個「番茄鐘」後休息 15 - 30 分鐘。這種工作模式可以協助你在短時間內保持專注,搭配足夠的休息時間以恢復精力。因此如果需要相關工具,可以使用像是 Pomodoro Timer ,或是網路也有很多切割時間的 APP 來幫助你實踐番茄鐘工作法。

另外,當你在尋找時間管理工具時,選擇能與你的工作環境無縫整合的工具是很重要的。例如,如果你的團隊在 Slack 中協作,你可以選擇與 Slack 整合的時間管理工具,如 Kyber

番茄鐘工作法

作為一位容易受外在環境或他人影響的工程師,可以嘗試在一天的工作流程中搭配番茄鐘工作法。舉一個實際的例子:早上與團隊完成每日 Stand-up Meeting 後,列出當天要執行的所有任務。在早上時段,可以先處理一些相對較小的任務,例如修正緊急的 Bug、查詢技術資料、回覆 Email 等。午休過後的下午時段,可以利用番茄鐘工作法專注進行主要的專案開發。預先知道自己大約會進行四個番茄鐘回合,你可以在完成這些回合後好好休息,同時保證在兩小時的番茄鐘工作期間專注於手上的開發任務。這樣的時間管理方法能夠幫助你提高工作效率,不再讓瑣碎的任務中斷開發流程。

 

四、如何優化你的開發流程?

了解時間管理的重要性後,那麼接下來的步驟就是應用於優化開發流程。 五倍學院提供五個建議可以幫助你實現這個目標:

為你的專案制定一個明確的開發路線圖,清楚知道每個階段的目標可以幫助你更好地規劃時間和資源。也不要忘記定期的自我檢視,找出哪些過程和方法對專案開發有效,哪些需要改進,有些前面犯過的缺失,提醒自己下個階段不要再犯!

  • 正視工作環境的重要性:確保有一個舒適的工作空間,以及足夠的工具和資源來完成工作。技術方面也別忘了多利用自動化工具,如 GitHub Actions 或 Jenkins,來自動化一些重複的任務,這都可以大大提高效率。

  • 合理分配任務和資源:了解團隊成員的技能和興趣,並根據其優勢分配相應的工作,可以提高整個團隊的效率和凝聚力。同時,合理評估專案的資源需求,確保每個環節都有足夠的人力,同時亦可避免出現資源不足或浪費的情況。如果是一人作業,也要記得隨時檢視是否有適當地切分任務或是搭配合適的工具維持穩定開發效能。

  • 持續學習和更新技術知識:隨著技術的不斷演進,了解最新的開發工具和技術趨勢,可以幫助你更好地選擇適合專案的工具和方法。參加培訓課程、閱讀相關書籍和文章或是參與技術社群的討論,都是提升自己的好方法。

  • 與團隊成員和其他開發者保持良好的溝通和合作:定期進行專案進度的溝通和協作,如果是一人作業也別忘要隨時和主管或是業主解決問題和調整計劃,可以避免進度落差及衝突,確保專案的進度。

定期回頭檢視並欣賞你的努力,時間管理和優化開發流程需要時間和耐心觀察才能到反饋,當你看到成果,就會感受到效率優化的好處,甚至還能從經驗中找出可以做得更好的地方。

 

小結

在這個資訊快速變化的時代,總是需要我們不斷地學習新技能並不斷提升自己才能趕上社會的發展速度。時間管理是一個需要持續的學習、從做中學的過程,需要不斷嘗試不同的方法,找出最適合你的時間管理策略和工具。只要願意嘗試,一定能夠成為時間的主人,更有效率地掌握你的工作與生活!

 


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