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撰文者/Ingrid Tang|COMMEET編輯群

2023-08-01 Views: 1203

全球 65% 的失敗專案,計畫與管理技巧是成敗關鍵

一個專案要能成功,不只要天時地利人和,還需要一個詳盡的專案計畫書,明確分配所有人的工作細項並考慮到突發事件的變因,提升合作的效率並降低突發事件的發生。今天這篇文章就來介紹專案計畫書的 4 項撰寫要點與預算的 3 個規劃技巧,讓計畫順利成真!


文章目錄
專案管理大師的計畫書都這樣寫,細節決定成敗!
4 項要點打造一份成功的專案計畫書
規劃並執行專案預算的 3 個技巧
善用專案管理工具讓計畫落地

專案管理大師的計畫書都這樣寫,細節決定成敗!

專案管理大師的計畫書都這樣寫,細節決定成敗!- COMMEET 雲端費用管理系統 (Photo Source:Shutterstock)

根據《哈佛商業評論》的一篇報導指出,目前全球只有 35% 的專案是成功的,而成敗的關鍵原因就在於專案管理技巧是否有與時俱新,下面就會針對專案的三大要素:「時間」、「範疇」與「成本」,介紹該如何打造成功的專案計畫。

4 項要點打造一份成功的專案計畫書

管理一個專案需要在時間、範疇與成本的三重限制下取的平衡,才能維持專案的品質,無論是專案企劃書或是計畫書,都該就這 3 個面向策劃專案。(延伸閱讀:Excel 公式、功能基礎教學#2|三分鐘學會製作專案管理甘特圖(免費下載範本)

 

專案企劃書&計畫書有什麼不同?

一個專案的文件可以分為企劃書(Proposal)與計畫書(Plan):

  • 企劃書的功用是「初步的提案」,概述專案的目的、執行方式並提交給主管,評估專案的可行性、預算規劃、可動用的資源等。
  • 計畫書的則是用在「執行規劃」,定義專案的執行範圍與細部的工作規劃。

企劃書其實也能當計畫書使用,因為文件的重點在於內容而非名稱,內容不夠詳盡無論名字叫企劃書或計畫書都對執行人員沒有幫助。

 

有技巧地撰寫專案計畫書

一個成功的專案計畫書有這 4 點項目,有邏輯地呈現專案的範疇、時間與成本:

  1. 目標與目的:
    目標指的是專案結束時要交付的成果,目的則是指專案成功時會帶來的影響,明確的目標與目的,才能讓執行人員清楚自己扮演的角色,範例如下:
    • 專案目標:研究客戶樣貌並紀錄 5 個客戶的痛點。
    • 專案目的:讓 PM 更了解客戶需求,規劃更明確的產品優化方向。
  2. 工作目標與時間表:
    確定專案目標後,應該制定明確、可衡量、有時間限制的成功指標,寫出任務項目、進度排程、可交付的成果、每個階段的任務與里程碑,在結案後才可以回顧任務是否有達成。(免費下載:OKR 範例表格
  3. 工作分配表:
    明確列出每個參與專案的協作者角色,並分配每個任務的負責人,任每一個參與者都瞭解誰是主導者、決策者或執行者,有助於專案執行時的溝通。
  4. 項目計劃細項:
    一個專案從開始到結案可能會花費數月的時間,完成上述三點大項目後,就該完善專案的細節,如將工作拆分成子項目、訂出開始與截止日,並指派任務的負責人與關係人等等。(免費下載:專案管理甘特圖

計畫書的模板其實都大同小異,重點是填寫的內容要詳細又有邏輯,讓所有參與專案的人都清楚自己的任務與目標,好的開始就是成功的一半,一個好計畫就能讓專案的執行事半功倍。

 

規劃並執行專案預算的 3 個技巧

規劃並執行專案預算的 3 個技巧 - COMMEET 雲端費用管理系統 (Photo Source:Shutterstock)[/caption]

在專案的生命週期中,除了要隨時追蹤掌控的人員與工作項目進度,「預算」的使用也要了然於心,根據 PMI 的調查中發現有 10% 的專案預算都是白白浪費掉的。

俗話說沒錢萬萬不能,若沒有好好掌控預算的花費,除了要承擔超支的後果,最糟糕的狀況是面臨專案終止的危機,所以下面就有 3 個規劃專案預算的技巧,幫助大家善用每一筆費用。

 

從成本估測專案預算

寫企劃書時要估算專案預計使用到的工具、硬件、軟體,統計這些成本的金額後,向上提交確認預算總金額,並在專案執行的過程中合理分配、持續追蹤,確保專案可以順利進行。(延伸閱讀:預算管理:強化企業預算管理制度,有效提升營運效率

 

制定預算管理辦法

確認好預算計畫後,應該要妥善分配資源的支出項目與使用時間,在計畫書中寫下每個工作項目的成本與預算負責人,制定好費用政策,讓每筆支出都在專案關係人的核可下執行。(免費下載:零用金管理辦法範本

 

預算執行與追蹤

(Photo Source:COMMEET)

能確實執行的預算才是好預算,利用專案預算管理工具,詳實紀錄支出並實時更新,隨時比較「計畫」與「實際使用狀況」,確保專案能順利執行。使用 COMMEET 的好處就是能即時管理、查閱、追蹤專案預算,在實際使用狀況低於預算時智能提醒,幫助專案經理聰明地管理每一筆支出。

 

善用專案管理工具讓計畫落地

專案管理一個很重要的技巧就是「讓所有人達成共識」,確保所有的需求都有得到相關人士的認同,詳細記錄後傳達給所有參與者,現在有許多數位工具可以讓資訊更即時,並利用系統建立自動化的一套管理的流程,讓專案計畫可以確實地執行(延伸閱讀:【辦公軟體工具箱】專案管理工具&數位轉型小幫手:Trello、Jira、Xmind


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文/Ingrid Tang|COMMEET編輯群

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