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COMMEET 雲端費用管理系統
撰文者/Ingrid Tang|COMMEET編輯群

2023-08-01 Views: 590

智能費用管理 3.0 | COMMEET 幫助企業數位轉型、變革管理

每個公司都需要費用管理,因為有營運就有費用的產生,若還仰賴人工管理費用,不僅成本高昂、容易出錯、反應速度也較慢,導致策略常常跟不上瞬息萬變的市場。今天就來介紹現代企業的費用管理模式,已經從 1.0 版本晉升到智能費用管理 3.0 了,讓企業透過科技更聰明地進行管理!


文章目錄
營運的關鍵,管理方式高成本、高錯誤率
費用管理 1.0 | 紙本人工報銷,數據難以追蹤
費用管理 2.0 | 利用 Excel、線上表單數位化
費用管理 3.0 | COMMEET+數位企業卡全流程管控
管理企業的重要資產:財務與員工

營運的關鍵,管理方式高成本、高錯誤率

企業支出是營運重要的一部分,但許多公司的費用管理流程依然仰賴人工,不僅成本高、容易出錯且反應速度慢,讓內部缺乏對費用的洞察力。

國外已經在用科技改變費用管理流程,讓公司的策略可以跟著瞬息萬變的市場即時調整,這些企業的需求也造就矽谷獨角獸公司的誕生,如 BrexDivvy,讓企業可以做到費用的全流程管理,可分為事前、事中與事後管控:

  • 事前:財務預測與預算規劃
  • 事中:支付、報帳、請款流程管理
  • 事後:財務數據整理與分析,以便根據數據優化策略

下面會介紹費用管理從人力處理到報帳全自動化的 3 個階段,透過費用管理的事前、事中、事後了解現代企業管理流程的轉變。

費用管理 1.0 | 紙本人工報銷,數據難以追蹤

紙本人工管理公司費用是我們稱為「費用管理 1.0」,所有流程都人工手動完成,且大部分的費用是由員工先代墊,再填寫紙本資料並交由財務會計人工對帳,這種方式會造成高錯誤率,並且難以查找資料。這種方式的費用管理模式存在著以下問題:

 

事前:「經驗法則」估測預算

紙本報銷需要仰賴財務會計人工對帳,無法即時追蹤費用的使用情況,也很難利用大數據進行分析,年末規劃年度預算表時,多需靠著財會人員的經驗進行預測。(延伸閱讀:如何100%執行預算並結算ROI?數位工具讓2023年度計畫成真

 

事中:填錯、漏填、各種錯誤

紙本報銷單要人工填寫,容易出現填錯、漏填、字寫得太醜讓財務看不懂等各種問題,這樣會導致錯誤率上升,中間來回溝通的時間也會被拖的很長。

事後:資料保存不便、難以查找

紙本報銷需要保存大量的紙質文件,這樣會占用大量的存儲空間,且資料查找困難,歷年資料都是一箱一箱的紙本,若想調閱過去的策展費用簡直就像大海撈針。
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費用管理 2.0 | 利用 Excel、線上表單數位化費用管理 2.0 | Excel、線上表單報帳數位化 (Photo Source:Shutterstock)

目前大部分的公司都在這階段,正在費用管理數位化的階段,除了紙本單據還會運用數位工具做儲存,但仍需要財務人員要手動匯入資料到系統,例如請員工填寫紙本報銷單,再將數據輸入至 Excel 或 ERP 系統。

 

事前:預算無法落實

財會人員根據歷年數據規劃預算,但受到內部與外部的因素導致預算無法落實,如:各部門與財務的想法未同步、上下目標不一致;市場、營運狀況的瞬息萬變等因素。(延伸閱讀:預算管理:強化企業預算管理制度,有效提升營運效率

 

事中:報帳地點受限

市場變得國際化,員工的上班地點不再局限於辦公室,但報銷的作業卻要回到辦公室後才能完成,過程中可能會弄丟發票、浮報報帳金額潛在風險。

 

事後:費用資訊不及時

財務資訊並非及時,且資訊掌握在財務或專案的負責人手上,導致業務與財務的策略無法同步調整。

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費用管理 3.0 | COMMEET+數位企業卡全流程管控

智能費用管理 3.0 | COMMEET 幫助企業數位轉型、變革管理 (Photo Source:COMMEET)

COMMEET 智能費用管理系統全方面管控費用流程,一個系統通通搞定事前、事中事後費用控管,再加上數位企業卡,限制並管控員工的支付行為,自動匯入系統,金額、店家、使用者等消費紀錄,通通公開透明。

事前:費用事先申請,預算精準掌握

不論是上對下的預算規劃,或是下對上提出預算申請,都能及時顯示在系統並統計,專案與部門的相關人員都可隨時查閱預算使用狀況。加上數位企業卡的功能,限制使用者、期限、金額與交易通路,確保支付行為跟著費用政策走。

 

事中:自動化報帳、簽核流程

將發票拍照、上傳,系統自動辨識消費資訊,並根據費用科目執行簽核流程,讓報帳、簽核不受地域限制,並降低人工填寫的錯誤率。

 

事後:一個畫面掌握所有費用狀況

自訂預算歸屬於部門或專案,預算花費情況一眼瞬間掌握,財務人員也能利用系統迅速找到資料,並根據實際狀況即時調整策略。

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管理企業的重要資產:財務與員工

企業的財務和員工是任何公司成功的兩個關鍵因素。利用數位工具做到財務分析、妥善分配,讓財務穩健、資金充足,員工可以全心全意投資在開發新產品、新市場,發展企業的更多空間和機會。


企業費用管理流程不斷在革新,從紙本、數位化、再到智能費用管理 3.0,每一次的轉變都是為了更好地管理,讓管理者更精確地掌握企業支出,歡迎 聯繫我們 了解 COMMEET 的更多應用,進而達成降低成本、提高效率的目的。

文/Ingrid Tang|COMMEET編輯群免費下載:財務系統檢核表

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