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五倍學院
撰文者/五倍學院課程顧問團隊

2023-08-29 Views: 75

溝通成本對於軟體工程師的重要性

軟體工程師在現代科技領域扮演著關鍵的角色,負責開發各式軟體系統,解決各種技術挑戰。然而,軟體工程師除了技術能力外,同時必需擁有好的溝通技巧,才能有好的成果表現。溝通成本是指為了達成溝通目標所花費的資源和時間。五倍學院與你一起探討溝通成本對軟體工程師的重要性,並討論如何提高自身溝通效能,以展現更好的工作效率與成果。

 

一、溝通成本的重要性

溝通成本在軟體工程領域是個不容忽視的能力,有效的溝通確保團隊成員對於專案的需求、目標和工作分配有明確的理解,從而減少重複、誤解和錯誤,提高工作效率。

例如:在一個軟體開發團隊中,工程師和 PM 之間經常需要對新功能的開發需求和規格進行討論。若溝通成本較低,工程師能夠清晰地理解 PM 所提出的需求,並及時回報開發進度和可能遇到的問題,這樣的有效溝通能夠幫助團隊即早解決潛在的障礙,確保專案可以按時完成。然而,若溝通成本過高,可能導致需求不明確、回覆延誤,進而影響整個專案的進度。

 

二、內部溝通成本

內部溝通成本是指在組織內部團隊成員之間進行溝通所需投入的資源與時間。在軟體工程領域,內部溝通成本的高低直接影響著團隊的效率和工作成果。

例如:在一個軟體開發團隊中,工程師和 QA 團隊需要進行內部溝通,確保新功能的測試順利進行。若內部溝通成本低,兩個團隊成員能夠快速溝通,共享新功能的相關資訊,回報測試執行的結果和問題,這樣的高效內部溝通有助於團隊及早發現並解決潛在的錯誤,節省時間同時也確保產品品質。然而,若內部溝通成本過高,可能因訊息不明確、誤解或雙方無法即時協調而導致測試進程緩慢,甚至可能延誤產品交付,增加整個開發過程中的時間成本和資源浪費。

 

三、外部溝通成本

外部溝通成本是指開發團隊與使用者之間進行溝通所需投入的資源與時間。這包括了解客戶需求、回應使用者反饋和解釋產品功能等。開發團隊與使用者之間的溝通成本將體現在理解和回應使用者的反饋上。

例如:當一個新的應用程式上線後,會有用戶提出問題或建議改進方向,這時公司需要投入資源來迅速回應並解決這些問題或錯誤,以提升用戶滿意度。若外部溝通成本高,可能導致客戶不滿、用戶流失,進而影響專案產品的滿意度和客戶黏著度。軟體工程師應該秉持主動的態度,積極參與使用者的溝通,以確保團隊使用最佳解決方案來滿足客戶需求,用最少的成本浪費達到最出色的用戶體驗。

 

四、跨團隊溝通成本

當不同團隊合作時,彼此之間的有效溝通對於項目的成功至關重要。為了降低跨團隊溝通成本,可以採取一些策略,如建立共同的溝通渠道和定期會議,同時強調合作和共享資源的重要性。

例如:使用共享的項目管理平台或即時通訊工具,確保團隊成員能夠即時交流訊息和問題,減少訊息差或遺漏,提高溝通效率。進行定期協調會議促進跨團隊溝通,利用會議讓不同團隊的成員共同討論進度、問題和解決方案,以確保整體流程進展順利。

合作和共享對於降低跨團隊溝通成本也相同重要。團隊成員之間共享所需的知識和資源,以及進度回報,從而減少溝通中的不必要重複工作。

例如:在一個複雜的專案中,開發團隊和 QA 團隊之間需要進行跨團隊溝通。通過定期會議,他們能夠共同討論近期遇到的問題並找出有共識的解決方案,確保彼此的工作是同步的,從而降低來回溝通成本。

 

五、該如何提高溝通效能

以下提供六個提高溝通效能的練習方向:

  • 清晰明確的表達:確保溝通內容簡潔明暸,避免使用模糊或不確定的用語。讓訊息傳達更準確,減少誤解的可能性。
  • 聆聽與尊重:有效的溝通不僅是提出意見,更要善於聆聽他人觀點。尊重他人的意見,保持開放的對話,創造出更有價值的共識。
  • 選擇適當的溝通工具:根據情境選擇適合的溝通方式,包括即時通訊、電子郵件、會議等。確保選用的工具的功能足以達到溝通的目標和效率。
  • 建立透明文化:在團隊中建立開放和透明的溝通文化,鼓勵團隊成員踴躍分享資訊、發出問題和提供建議。有助於團隊有效率地找出最佳解決方法。
  • 使用視覺化輔助:使用圖表、圖像或視覺化工具幫助表達複雜的概念,有助於提高理解和記憶力,減少溝通障礙或彼此的訊息落差。
  • 期回顧與改進:定期回顧與他人之間的溝通成效,將過去的溝通經驗納入未來的溝通策略,再從中學習和優化。

 

小結

工程師的值價其實不僅僅寫出易維護和高效的程式碼而已,若能提升溝通能力,也能幫助自己在工作場域裡有效成長,然而沒有人天生就能擁有一百分的溝通技巧,需要經過不斷的練習、刻意的練習中,磨合出適合自己與團隊間的溝通方法及工具,進而減少團隊內部與外部的溝通成本,提高團隊工作效率、增強團隊協作能力、降低錯誤和達到更好的品質。正視溝通成本在團隊中的重要性,去造就更成功的團隊合作。

 


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