筆記軟體 Evernote Notion 提升工作效率

數位人才都用哪些筆記軟體?-提升工作效率的兩種生產力工具推薦!

2021-01-28
筆記軟體這麼多種,哪一種能協助你提升工作效率呢?現在的數位人才都在使用哪些筆記軟體?Y小編要和大家介紹其中兩項我常用的筆記軟體:EvernoteNotion,在求職的過程中使用,協助自己更有系統的了解自己過去的成就與歷程;上班時,也能更快速的擷取重點、整理一套系統、更好的共享給其他人。讓我們來看看 Evernote 及 Notion 如何提升工作效率吧!

 

 

最初先接觸到了 Evernote 這個筆記軟體,接著 Notion 開始盛行,有越來越多人透過 Notion 做專案管理、閱讀筆記、整理等等的功能,也因此進入了 Notion 的領域。

網站上常有許多例如「Evernote 與 Notion 大對決!應該選擇哪一種?」的兩者比較文,最早使用時我也有「應該要選哪一種使用?」的疑問,看了很多文章也試用了幾天,大致摸索、熟悉兩種筆記軟體的功能,與觀察自己使用的習慣後,根據不同的情境與狀況,我會使用不同的筆記軟體,兩者並行使用。

下面會簡介我使用這兩種筆記軟體的心得,並簡列我自己認為的優缺點,主要還是看自己的使用習慣,找出最適合自己的筆記方式。


【Evernote】

 

Evernote

圖片來源:Evernote

  • 優點
    • 架構簡單明瞭,有想法時可隨時新增、做筆記時也可快速紀錄,不怕破壞版面

    • 搜尋方便,輸入關鍵字,就能跑出所有相關的記事,不會找半天找不到

  • 缺點
    • 記事太多時會有很散亂的感覺

    • 記事無法照自己的需求排序

 

Evernote 筆記軟體

 

我自己使用 Evernote 的習慣,和網站上的教學的使用方式有點不一樣。使用 Evernote 時,我主要用來進行「快速筆記」或是「蒐集資訊」,把工作時必要的資訊放入 Evernote 中,例如主管交代的事情(先簡單筆記,再好好思考)、文章格式、圖片尺寸、當天工作待辦事項、或是看到好文章想要先擷取頁面再劃重點等,這些可以放到 Evernote 中且必要時可以直接搜尋,完成的待辦事項也能使用核取方塊逐一打勾,確認進度,若是能每天每天紀錄,就能確定這個月你完成的項目與成就。

 

會這樣做是因為除了筆記軟體外,我還會透過紙本筆記本來輔助,這本筆記不會有妥善的架構或漂亮的版面,而是我工作時的靈感,因為我的習慣是寫在紙上能夠邊梳理自己的思緒脈絡,也能不斷延伸、發散出新的想法,不知道為什麼在電腦、手機上使用筆記軟體一直沒有這樣的效果。

 

Evernote 在我的日常生活也是同樣的功能,在上課時會需要做一些課堂筆記、參加講座紀錄重點、或是有人突然告訴我的事情想要馬上筆記,因為用寫的通常會想顧及美感,所以我會用 Evernote 先快速紀錄,還能插入超連結補充資料,結束後再邊思考、邊整理到手寫筆記或是 Notion 中。

 


【Notion】

 

圖片來源:Notion

  • 優點

  • 缺點

    • 很常為了整理頁面的整齊與美感及達到自己的需求而花費許多時間

    • 對於剛入門的人,因為功能多,在熟悉時也需要花不少時間

 

Notion 筆記軟體

 

在 Notion 中,每個企業的需求不同,所產生的版面也不同,或許習慣上該部門有行事曆與排程,就能看到對方目前是否忙碌於某件事情,或是在上頭整理部分資訊,共享給其他部門的人,請大家給予回饋或意見。另外,在求職過程中蒐集企業資訊時,除了 Excel 之外,也能使用 Notion 的表格功能來整理找工作時想蒐集的資訊,點擊上面「Add a view」功能,可以看到表格以外的閱覽模式,若當時正在進行投遞履歷的動作,透過看板模式追蹤自己的準備狀態、行事曆模式來確定自己的時程,都是很好的使用方式。

 


(圖:蒐集企業資訊使用方式(已將私人資訊遮住))


(相同資料,可切換成不同模式觀看。來源 | Notion 官網

 

在個人日常生活中,有許多整理方式:閱讀筆記、閱讀/電影清單、行程安排、個人專案管理、Weekly/Monthly Plan 等等 ...,在社團活動中有新進組員、工作有新人進入,也可以在 Notion 製作工作手冊,將事項建在裡面,讓工作事項更簡單明瞭,更好釐清現狀與跟上腳步。

 

以閱讀筆記舉例,Notion 建立表格後,仍可以切換成不同樣式的模式,你可以記錄自己閱讀完成的日期、筆記及心得,未來就能一覽自己閱讀過的書以及心得,介紹給別人書或筆記時也不用一頁一頁拍,只要直接傳給他連結即可。

 

不論是 Evernote、Notion 或是紙本筆記,不用非得選邊站才是對的選擇,依據你當下的需求,選擇合適的筆記軟體,就是最好提升工作效率的方式。不管在求職路上、或是上班時的使用,都能找到最契合自己的筆記軟體,往數位人才更靠近一步。

 

Hannah:zzuhanlin@gmail.com

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