企業流程管理 Business Process Management（簡稱 BPM），是一種系統化的管理模型。企業管理的目的就是要找到最合適、有效的經營方式。不論是大企業、小公司、立體或扁平，都需要一份屬於自己的流程系統，提高公司運作效率，不浪費員工的潛力。BPM 正是為了這個目的而生。本篇文章會來介紹何謂 BPM，為什麼你需要 BPM，以及 BPM 的 3 大優點。
本文目錄：
- BPM 是什麼？和 Workflow 哪裡不同？
- 什麼時候會需要 BPM？工作流程太混亂的時候
- BPM 優點（一）流程自動化，避免人工失誤
- BPM 優點（二）流程透明化，減少資訊落差
- BPM 優點（三）數據分析工作流程，針對痛點改善、優化
- 人資專用的 BPM？讓 ATS 提升公司的招募效率
BPM 和 Workflow 有哪裡不同？
BPM（企業流程管理, Business Process Management），是一種系統化的管理模型。BPM 會將公司內的所有流程進行系統性的控管，並分析各項流程執行的成效及數據；企業導入 BPM 的終極目標正是要改善內部冗長、低效的工作流程，讓公司員工可以將產能用在更重要的事務上。
BPM 和 Workflow 的差異
許多人容易將 BPM 和 Workflow 搞混。雖然兩者都有著自動化、系統化來提高工作效率的特性，不過他們的規模是不一樣的。
- Workflow 以任務為單位，主要目的是將繁瑣的手動流程自動化，如：數據輸入、公司內電子郵件寄送、主管簽核等。
- BPM 則較廣泛，涵蓋了企業流程的完整生命週期（設計、執行、監控、分析和優化），建立標準化的業務流程，將重複性的工作自動化（這點和 workflow 相同），並提供流程分析和優化工具，幫助企業持續優化流程，提升效率。
什麼時候會需要 BPM？工作流程太混亂的時候！
工作流程維持著公司的協作與溝通，讓整間公司得以正常運作。小至補充辦公室文具，大至客戶合約簽核，都可以視為一個（或數個串連在一起的）工作流程。
一間公司每天都會產生大量的工作，完善的管理制度會將這些流程梳理、整頓、消化。舉例來說，界定各個部門的權責與工作順序、任務的內容與負責人，都是好的管理該做到的。
然而，當公司逐漸成長、人事擴編、工作流程變得繁瑣時，可能會引發以下現象：
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紙本流程難以追蹤
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簽核、申報流程過於繁複
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資訊破碎與分散
這些現象的發生代表員工們會需要花費更多心力在無謂的「跑流程」上，也就更無暇投注心力在更重要的工作上，造成公司的隱形損失。
因此，企業可以考慮導入 BPM。BPM 就像是一套軌道系統，每個工作只需要順著自己的軌道進行，不會互相干擾，且每個人都會知道自己下一步要去哪、做什麼，避免不必要的等待與消耗。
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BPM 優點（一）流程自動化，避免人工失誤
BPM 會將紙本流程電子化，這不全然是為了環保永續，主要的目的是要讓流程得以自動化進行。紙本公文需要人工簽核與傳遞，過程中有較高的機率出現失誤；透過數位轉型的方式將這些公文電子化，在填寫與簽核時可以利用系統設定多一層保障、篩選，減少失誤發生的機會。
此外，自動化的流程也可確保在每個關卡完成後可以直接前往下個節點，避免文件遺失或流浪的情況發生。
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BPM 優點（二）流程透明化，減少資訊落差
在部門間或跨部門的協作中，容易發生溝通不良而產生資訊落差的現象。傳統的工作流程不透明，會導致以下現象：工作一離開自己手上，便會一問三不知；同事調整協作內容，自己卻不知情⋯⋯等，這些烏龍都會大幅降低工作效率。
BPM 可以將這些流程透明化，每個部門的人都可以同步看到每個工作的進度與異動；當大家的認知都在同一條線上，少了資訊落差，便能減少無謂的時間消耗，提升每個專案的推進速度。
BPM 優點（三）數據分析工作流程，針對痛點改善、優化
傳統的管理方式中，當管理者發現企業的行政效率不佳，會很難找出確切的原因，需要花費大量的時間調查、測試，才能找到降低效率的節點。這些調查往往費心費時，就算找到問題了也很難稱得上划算。
完善的 BPM 系統可以產出各個工作流程的相關數據，例如：每個節點的停頓時間、任務的壅塞與交接情況、部門內的任務分佈⋯⋯等。管理者可以透過 BPM 產出的視覺化報表，即時發現當前工作流程的問題，並針對痛點作出優化。
人資專用的 BPM？讓 ATS 提升公司的招募效率
BPM 不只可以應用在公司的整體運營，也可以將其概念運用在個別部門的需求。例如人資常使用的 ATS (application tracking system) 求職者追蹤系統，透過將招募流程簡化、視覺化，以及適時的自動化輔助，讓人資可以避免招募的混亂與人員的低效溝通，提升招募成效。
藉由使用 ATS 企業也可以得到上述的三項優點：
履歷匯入自動化
利用 AI 對不同格式、管道的履歷做自動化掃描，掃瞄得到的相關資訊可以直接進入系統中，建檔並進入篩選流程。AI 的協助可以省下以往手動輸入的時間，並大幅降低失誤的機率。
招募流程透明化
以往每個人選、職缺的進度都是個別進行，且每個人資人員都會分開作業，需要仰賴多次會議在將資訊整合。ATS 直接使用公開的協作系統，讓招募部門全員都可以隨時得知招募的最新進度，提高資訊流通與協作的效率。
數據分析
因為流程全部數位化、加上部分自動化，所以招募流程中的各項數據都得以記錄在後台，而累積下來的數據都可以反應當期的招募成效。透過將這些資訊視覺化，招募部門更能夠清楚得知自己做出什麼樣的策略調整，即時針對痛點與盲點改善。
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