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全台疫情三級警戒屆滿一個月，企業行號紛紛開啟居家辦公，你的團隊已經找到合用的遠端作業工具，確立遠端協作的固定流程嗎？無論有沒有找到心儀的遠端工具，都可以參考 Y 社的協作流程，希望能帶給各位優化協作流程的靈感，了解常見遠端工具的優缺點，把 Work from home 變得更新鮮有趣！
身為數位工具的重度使用團隊，Y 社員工所有入職的第一件事，就是下載即時通訊軟體 Slack，加入 Y 社的工作空間，接者在 #general 頻道與所有成員打完招呼，了解一切執行成果都要即時跟團隊內部成員、乃至全 Y 社彙報後；接著學習如何在協作筆記軟體 Notion 上紀錄工作流程、編輯會議紀錄、整理成果檔案、以及所有慣用書面文件的存放位置後，才算真正的 on board ，可以準備前往冒險征途，航向星辰大海（？）。
這套習慣也無痛轉移到遠距辦公，由於大家原本就會習慣在線上軟體留下工作紀錄，報告任務執行進度，因此遠距後的在溝通上的陣痛期意外的短暫，僅限於初期遠距工作帶來的些許不適應，對於實際的工作流程影響不大。
如果還不了解這兩套軟體，推薦你們閱讀這兩篇文章：
2021 數位人才必備筆記軟體 － Evernote vs. Notion 優缺點大解析
經過一個月的遠端協作後，Y 社團隊也總結出將這兩套軟體實際應用在遠端協作上，需加強的要點：
沒有實體溝通，團隊頓時只剩 Slack 一個主要溝通頻道，溝通頻率大幅增加。此時訊息的分類更重要，除了讓每個成員都能一眼得知訊息是否為自己主要的執掌範疇，需不需要即時給出回覆外。也可以透過各式頻道，填補疫情在家缺乏的社交需求，分享自己的生活近況，交流工作外的即時新聞等。某種程度上，遠端或許讓彼此間的訊息交流更加頻繁了。
由於不能直接口頭討論，也不能下意識撇頭看其他人在做什麼，為了維繫原有的信賴感，加強交流彼此的工作進度變得更加重要。以 Y 社的迷你行銷團隊為例，除了每週一原有的一週事項確認外，每天早上也會至少花 15 分鐘交流前一天的工作概況，並將任務事項同步到 Notion 日曆上。此外，團隊也規定上下班在 #attandance 頻道打卡，並貼上每日的遠距工作日誌。午休，或需要離席一段時間，也會在頻道上告知，透過兩道手續，讓所有團隊成員能隨時得知同伴也在工作崗位上，正為什麼而努力，就算不在彼此身邊也能向同個目標前進。
透過 Slack 串接 Jibble App ，能輕鬆在 Slack 上執行打卡，甚至會在下班時間自動寄 e-mail 提醒你：「該打下班卡了！」
Notion 可以用不同檢視角度，用日程／執行進程方式檢視任務，也彼此的工作流程一目瞭然。
上班時間的即時語音交流也是個要點，團隊陸陸續續使用過眾多產品，Discord 與 Gather Town 是其中兩個最受愛戴的語音溝通服務。現在的 Y 社辦公室，已經完全從南京東路三段（實體的辦公室）移居到 Gather Town 上了，當然兩者各有優缺，以下使用經驗供各位參考：
Discord 是發跡於遊戲圈的語音通話軟體，以至於本社老闆在第一天聽到有人提議使用 Dicsord 時，驚訝道：「那不是電競軟體嗎？」
由於 Discord 起初的設計目標，便是讓遊戲玩家，能在電腦遊玩遊戲，佔用大量效能與網路頻寬時，一樣享有即時清晰的語音通話，因此它沒有像 Messenger 整合更多功能，而在通話品質上做到極致。遠距工作第一天，Y 社創了 Discord 群後，團隊裡的成員都會掛在所屬的部門群組，保持軟體開啟，一有事項就開麥討論，享受低延遲的遠距溝通。
你甚至能叫音樂機器人到語音群，在優美的背景音樂下工作。
Gather Town 是款「虛擬辦公室」軟體，成員們可以打造專屬團隊的像素風空間，並且能夠透過操縱自己的虛擬角色，真的與人「互動」，將角色靠近彼此就能進行語音或視訊連線，就像在辦公室走過去與人談話那樣。其中也存在私人空間的概念，只要事先劃定好範圍，就可以建立不受干擾，也不干擾其他成員的虛擬會議間。
Gather Town 可以很好的補足遠端辦公所缺少的「社交性」，虛擬的辦公室雖然不比真實，但能讓我們可以意識到自己是有同伴的，並透過虛擬物件，達到純語音軟體沒有的互動性。Gather Town 也能串接俄羅斯方塊、你畫我猜等遊戲，直接搭建實體辦公室都不一定有的遊戲室，讓你在裡頭盡情放鬆，享受共遊的快樂。
然而 Gather Town 雖然有趣，目前使用上也碰上了美中不足的地方：
Y社 Gather Town 場景導覽
剛好有實習生在遠端時代 on board！我們舉辦了線上歡迎會，或許是 Y 社有史以來最高規格的一回。
此外團隊也有試用過另一款虛擬辦公室軟體 Teamflow ，因為介面不夠華麗被光速拋棄，如果追求簡潔風格或許可以嘗試看看。
即便數位化浪潮興盛，文件簽署這回事，還是以紙本為主，各種商業文件也還是需要簽名。針對這樣的需求，許多企業也推出了電子簽名的服務，Y社使用的是點點簽（DottedSign），不只符合台灣《電子簽章法》，也有雙重身份驗證機制，保證安全性。
（圖源：點點簽）
本社老闆深愛日本文化，看到有企業推出了在家飲酒會的視訊服務，立即叫上全公司試玩。這款「TAKUNOMU」是專門為線上「飲み会（飲酒會）」開發的服務，特色是不用註冊帳號，只要分享網址，就能快速召集同伴們舉辦飲酒會，十分方便。
不過軟體目前設計上還有點陽春，有 12 人的人數上限，UI 設計一直讓本社工程師部不小誤觸而直接推出，期待後續的優化，以及更符合飲酒會氛圍的有趣功能。
你使用過哪些遠端協作工具呢？在數位化年代，幾乎你想像的所有業務，都有團隊正在研發數位化的解決方式，趕快試用看看本篇使用的工具，帶領你的團隊進入數位轉型浪潮吧！
如果你的團隊，有遠端招募協作上的需求，Yourator 提供的 SaaS 服務 Teamdoor 能夠幫助你！點擊了解 Teamdoor 吧！
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