日文履歷撰寫

【日本求職攻略——應徵日商履歷這樣寫!】Part 1:英式 & 日式履歷的差異點?

2019-12-11

許多求職者朋友開始注意到, Yourator 平台上面日商的職缺越來越多了!除了日商在台灣本地的工作機會之外,也有許多直接派駐日本東京,或者其他城市的工作機會。

隨著越來越多求職者朋友開始在 Yourator 應徵海外職缺,筆者也收到不少大家詢問「日文履歷表到底該怎麼準備」的提問。在這裡,筆者決定一口氣公開那些日本求職的撇步,回答以下的問題:

  • 「到底該不該準備日文履歷表?提供英文履歷表不行嗎?」

  • 「日本企業要求的履歷書與職務說明書到底有什麼不同?」

  • 「日式履歷表要寫小學學歷嗎?」

接下來筆者就來一一解答那些關於日本求職的「今さら聞けない転職の常識!」(事到如今問不出口的轉職常識)

 

Q1. 應徵日商,到底該用什麼履歷格式?英式履歷表或日式履歷表?

首先,應徵日商前大家要知道的是:日本企業的人資體系其實自成一格,所以日本社會一直以來都有獨特的履歷表格式,長的大概像是下面這樣。


這種履歷表格式又被稱為 JIS 履歷(Japanese Industrial Standard,日本工業規格),通常在網路上都有許多範本可以下載,或在便利商店購買。

第一眼看到這樣的履歷格式,大家可能會覺得:

「欸?看起來好嚴肅...」

「畫面、配色這麼單調,怎麼展現我的個人特質?」

然而對重視職場倫理的日本企業來說,求職本來就是一件嚴肅的事。

不知道大家對日劇裡出現的「整齊劃一的套裝、手提公事包」的求職場景有沒有印象?日本企業相信,當求職者們在穿著打扮等外觀條件統一一致,才能減少因面試官的主觀意識,而不經意產生的求職歧視(有的家庭經濟狀況比較好的求職者,可能會穿得比較討喜),「去個性化」的原意,其實是為了讓每位求職者在平等基礎上競爭,看起來單調刻板的日式履歷表也是同樣道理。

現在比較現代化的企業,大多會接受「用電腦打的」履歷表;更傳統一點的企業可能會要求手寫,因為更能表達求職的誠意。想當年筆者在日本念大學時,就被告誡過:「履歷表要用黑色原子筆手寫,寫錯一個字就要重來,不能塗改,這樣才能充分傳達求職誠意。」不過隨著數位化的發展,透過線上的招募管理工具收取履歷表的企業越來越多,也因此電腦打字的 PDF 履歷表也越來越被企業接受。

隨著日本企業越來越歡迎國際化的人才,現在偏新創與數位產業類型的日商,對於英文履歷表的接受度逐漸提高,但仍要注意使用版面工整、設計感沒那麼強烈的履歷格式。另外,各區塊的排序與寫法,也儘量參照嚴謹的履歷寫作原則。(如果不確定英式履歷的寫法,也歡迎參考 Yourator 開設的 線上履歷課程。)

最後,筆者還是要提醒大家,即便是招募時接受英式履歷表的企業,也可能基於內部人事流程需求,要求求職者後續提供日式履歷書與職務說明書。同時我們在求職的過程中,勢必也會面試許多不同的公司,因此還是強烈建議各位準備履歷書與職務說明書,不僅萬無一失,可以應徵的目標企業的範圍也更廣!

 

Q2. 我透過英文履歷表通過書審了,但是人資要求後續提供履歷書與職務說明書,這是什麼?我該怎麼辦?

承上題結論,當人資要求你額外提供日式求職文件的時候,往往是因為公司內部流程要求(例如:公司發 Offer 流程的必備文件)。況且在不同的面試階段中,會遇到不同背景、年齡的面試官,有些面試官或許不清楚英式履歷表的結構與閱讀方式,所以提供日式履歷表與職務說明書,不僅能讓你自己的面試流程更順暢之外,也是向徵才企業及招募負責人傳達「我理解並尊重日本的求職文化」,並展現融入日本職場文化決心的最佳方式!

所以筆者在此真心建議,大家在想找日本工作的同時,也就要開始著手準備這類的「日式求職文件」了!

 

所以「履歷書」跟「職務経歴書」這兩個東西,字面上看起來很類似,到底是不是同一種東西?

 

答案是 NO!

在台灣,找工作的時候往往有一份履歷表就可以去應徵工作了。如果要應徵比較競爭的企業,可能有的人會附上 Cover Letter(自我推薦信)增強求職動機的表述。但是在日本,求職的過程中「履歷書」與「職務経歴書」都屬於必備文件,兩種都需要準備!

其實一般日式的「履歷書」與「職務經歷書」兩份文件裡面的資訊,合起來才等同於一般我們寫的英式或是中式履歷表的資訊量。「履歷書」的格式裡面只提供學歷與工作經歷的大致輪廓、時間順序、聯絡資訊、持有的資格證照、還有求職動機等欄位。而「職務經歷書」則是聚焦在在過去曾經擔任過的職務與負責過的專案,還有在每份工作期間達成的成就。你也可以這樣理解:

把一般我們熟悉的英文履歷表裡,工作經歷區塊的「成就敘述」獨立撰寫成一份文件,就是「職務經歷書」!

履歷書的目的是協助日商人資掌握你的個人基本資料與大致學經歷輪廓的文件,而職務經歷書則是協助人資了解你與應徵職缺之間的相關性與能力適配度等等。

在填寫日式履歷表 (JIS) 的時候,我們要記住,履歷表基本上是要以「編年體」來寫,也就是從你小時候開始寫到最近的發展。這也是日文履歷表與「由近而遠」形式的英文履歷表很不一樣的地方。

另外,特別注意寫上填寫日期。因為在日商的概念裡,履歷表是屬於商業文件,有明確的時間戳記(Time Stamp) 來傳達履歷表的時效性,是非常重要的喔!

 

Q3. 江湖傳言,日式履歷表要從「小學」開始寫,是真的嗎?

其實筆者覺得這是很老派的說法,除非你跟日本王儲一樣讀學習院大學附屬小學之類的超級名校,不然一般來說從高中開始寫就好。

若是履歷表有提及國中與高中,那也只要寫出學校名稱跟畢業年份就好,但如果是高職、五專、專門學校、大學、研究所等跟就業比較有關係的學歷,除了入學與畢業年份之外,也必須註明學部、學科與專攻等等。這邊也順便做一個日文小教室,如果是研究所的畢業呢,用的日文是「修了(しゅうりょう)」而非「卒業(そつぎょう)」喔。

如果是有休學或是退學的情形,也一定要註明時間跟原因。否則在面試的時候,「誠實」這個分數就會大打折扣喔!

另外比「學歷」欄位更重要的,當然就是「職歴」了!在日式履歷表裡面,「職歷」必須要註明「入社日期」與「退社日期」,並且不得省略任何一個職務經歷。在台灣應徵工作的時候,常會有「未滿試用期就離職的工作不用寫在履歷表上」的說法,但是其實這樣子的作法,在日本社會的接受度是比較低的。如果是前往日本的第一份工作的話,可能比較難被查證過去的工作經歷,但是一般而言在日本二度轉職的時候,都會被要求提交前一間公司發行的社會保險或是年金相關的文件,這個時候沒有交代在履歷書上面的工作經驗很可能就會敗露,最壞的情況也很可能導致 Offer 被取消喔!

 

看到這裡,大家可能會問:「透過 Yourator 應徵日商工作時,我要怎麼投遞日式履歷表呢?」

以下是 Yourator 團隊建議的最佳解法:

  1. 一樣填寫 Yourator 內建的履歷表(可以善用多版本履歷功能喔~)
  2. 在「個人化附件」的部分上傳 PDF 版的日文履歷書與職務經歷書,並且透過下拉式選單標記為「日式履歷」

 

 

小提醒:應徵日商工作的時候千萬要記得把檔案轉成 PDF!因為 Word 檔在日文語系的電腦打開的時候很可能會亂碼。當然你也可以選擇先不上傳日文履歷附件,等到企業人資進一步請你提供時,再寄給人資與招募負責人。

最後附上筆者準備的「日式履歷書」空白範本,讓大家可以下載做為參考!

 


 

想知道更多日文履歷書的寫法?你可以在 Google 搜尋:「履歴書 書き方」,就會有許多文章與範本參考囉!

本篇文章主要講述日本求職文件之中的「履歷書」的寫法,下一篇我們會講的是「職務経歴書」的寫法。

歡迎持續關注 Yourator 新創職涯平台官網 與 粉絲團,以獲得更多日本求職資訊!
 

 

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