日本職場十分注重禮儀。因此，若是想在日本職場工作，或是希望與日本客戶合作時更加順利，正確寫出日文商業書信非常重要。本篇文章從拆解日本商業書信的架構開始，一步步告訴你如何寫出內容完整又不失禮儀的商業書信，並在最後提供 3 個實用的工具網站。打算要去日商工作、日本工作的人一定要收藏這篇！
日本商業書信基本格式
1. 標題（件名）
2. 收件人（宛名）
3. 開頭的招呼語（冒頭の挨拶）
4. 自我介紹（名乗り）
5. 主旨・內容（要旨・詳細）
6. 結尾的招呼語（結びの挨拶）
7. 簽名（署名）
日本商業書信工具網站 3 選
日本商業書信基本架構
剛開始寫日文商業書信的時候，可能會不知道該從何開始下筆。但其實無論收信對象是誰，信件的主旨、內容是什麼，日本的商業書信基本上可以拆解成標題、收件人、開頭的招呼語、自我介紹、主旨・內容、結尾的招呼語、簽名七個部分。以下將依序介紹每個部分該寫的內容、常用的句型，並配合例文說明。
1. 標題（件名）
不知道大家過去有沒有跟日本人往來商業書信的經驗？如果有的話，會發現日本人習慣在標題的最開始就註明本封信的主旨，像是以下的格式：
例如：
【ご相談】打ち合わせ日程変更のお願い
転勤のご挨拶（株式会社 Teamdoor 齋藤ふみ）
【8月22日】セミナー開催のお知らせ
標題建議字數為 20 字左右，並包含此封信件最重要的核心如：目的、日期、來信者等。
以下也列出常用到的商業書件標題，供大家參考：
【ご挨拶】：打招呼。
【ご相談】：討論事情。
【ご連絡】：通知事情。
【ご提案】：提議、提案。
【ご質問】：詢問事情。
【ご回答】：回答疑問。
【お礼】：道謝。
【お詫び】：致歉。
【リマインド】：提醒。
【ご報告】：通知事情的進展、結論時。
【ご確認のお願い】：請求確認
2. 收件人（宛名）
広報部 部長
有井礼太様
收件人的部分，通常會由對方的公司、部門、姓名組成。公司名的部分，記得撰寫完整名稱，而不要使用（株）（有）等縮寫。
常見的收件人稱謂如下：
- 御中：當收件對象是組織、團體、部門的時候使用。例：株式会社 Yourator 広報部 御中
- 様：當收件對象的個人的時候使用。例：株式会社 Yourator 広報部部長 有井礼太 様
如果不確定收件者姓名時，可以使用：◯◯部 ご担当者様。若是關係較親密，對象為個人時也可以使用「さま」、「さん」，但建議在職場上的信件聯繫還是統一使用「様」較為保險。
3. 開頭的招呼語（冒頭の挨拶）
開頭的招呼語通常會依照信件的主旨、雙方的關係而使用不同的句式。以下列出 8 句日本商業書信中最常見的開頭招呼語以及可應用的場景。
- お世話になります：主要用於寫給過去沒有交情的對象，有種「以後請多多指教」的意涵。
- お世話になっております：最基礎、萬用的句型。無論對象是公司內、公司外，過去是否有交情或合作關係都可以使用。若不確定使用哪一個句子的話，通常用這句不會出錯。
- いつも大変お世話になっております：是上一句的進階版。適用於有深厚交情或密切合作關係的對象。
- 初めてメールをお送りします：適用於初次與對方用 E-mail 聯繫時。
- 突然のご連絡失礼いたします：適用於初次與對方用 E-mail 聯繫。意思是「不好意思突然寄信給您」，比起上一句又更鄭重一些。
- ご無沙汰しております：適用於久未聯絡，又重新與對方用 E-mail 聯繫時。
- 早速のご返信ありがとうございます：當對方在短時間內回覆你的信件，想表達感謝之意時使用。
- 平素は格別のお引き立て/ご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます：通常不會用在日常信件，而是較正式、重要的場景使用，像是節慶時的祝福與感謝信、人事異動、公司公告等。
4. 自我介紹（名乗り）
自我介紹的部分，一定要包含自己的公司全名以及姓名。另外，也可放入部門、擔當的專案名稱等與主旨相關的必要資訊。如果收信的對象是透過他人介紹，第一次聯絡的話，建議也要在這個部分交代是由誰介紹的。
- 公司外部的人介紹的話：OO社のOO様よりご紹介いただき、メールを差し上げました。
- 公司內部的人介紹的話：弊社のOOのご紹介で初めてご連絡いたしました。
5. 主旨・內容（要旨・詳細）
日本的商業書信中，通常會以一到兩句話的主旨先帶出本次寄信的用意，在詳細說明與事件相關的內容。例如：
- OO社の案件について、ご相談してもよろしいでしょうか。
- お忙しい中、打ち合わせの日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
- お打ち合わせの際にご相談させていただきましたお見積書について、質問が 3 件ございます。
日本人非常習慣以 E-mail 往來，一方面是比較正式，另一方面也可以留下證據避免日後產生糾紛，因此通常每天都會收到至少十幾封信件。寫信時，須注意內容不要過度冗長，讓人找不到重點。建議可以條列式的方時清楚陳列人、事、時、地、物、金額等重要資訊。舉會議改期的信件為例：
つきましては、下記日程の内でご都合のよろしいお日にちに変更していただくことは可能でしょうか？
・変更希望日程
（１）〇月〇日（〇）〇時〜〇時
（２）〇月〇日（〇）〇時〜〇時
（３）〇月〇日（〇）〇時〜〇時
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6. 結尾的招呼語（結びの挨拶）
日文信件結尾時，通常會先放入一個緩衝語（クッション言葉），表達「百忙之中打擾了」「若您方便的話」「造成您的不便不好意思」。接著，提示對方希望對方採取的行為。
職場上常用的緩衝語：
- お忙しいところ恐縮ですが、
- ご多用のところ恐縮ですが、
- お忙しいところ恐れ入りますが、
- 差し支えなければ、
- お忙しいところご迷惑をおかけしますが、
- お手数をおかけしますが、
提示對方希望對方採取的行為的常見句式：
- ご対応のほどお願い申し上げます。
- ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
- ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。
- ご連絡いただけますと幸いです。
如果沒有特定希望對方採取的行動，也可以將以下整理的萬用句式連著合併使用。
（１）如果有任何其他問題都歡迎聯繫：
- ご質問等ございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
- ご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
（２）今後也請多多指教：
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- 今後ともよろしくお願いいたします。
7. 簽名（署名）
https://www.plans.yourator.co/workinjapan
海外事業部
齋藤 ふみ（Saito Fumi）
Tel: 03-0000-0000
Mail: [email protected]
〒167-0051 東京都杉並区荻窪5丁目14番8号
這部分與台灣的寫法差不多。通常會包括公司名稱、官網、部門名稱、姓名、住址、電話、E-mail。姓名的部分，由於日本同一個漢字可能會有不同念法，日本人通常會加註讀音。台灣人的話，則可以放羅馬拼音或是方便對方稱呼的英文名字。
日本商業書信工具網站 3 選
以下提供筆者在撰寫日文商業書信時常參考的三個網站，內容都包含可在各種商業場景應用的商業書信範本、常用句型。特別是範本都依照收信對象是公司內/外、寫信目的清楚區分，只要稍微更改部分內容就能使用，非常推薦給在工作上需要撰寫日文書信的大家。
1. 商業書信教科書 ：由一般社團法人日本商業書信協會成立，有公信力。網站內容還會整了商業書信參考書籍、商業書信專家專欄、以及付費的線上講座，想要更深入、完整學習商業書信的朋友可以參考。
2. template works ：介面清楚簡單，職場上需要寫的商業書信種類幾乎都有，也容易找到想要的資料，是筆者個人最常用的網站。
3. Mail 例文.com ：是以上三個網站中，書信範本、常用句型提供得最多的網站，但也因此通常需要花上更多時間才能找到想要的資料。
※本文轉載自 JobMenta 專欄，原文標題為【商用日文 E-mail 怎麼寫？步驟拆解日文 E-mail 格式（附萬用句型、實用網站）】
